L’Onboarding est bien plus qu’une série de formations.

Les étapes qui suivent l’arrivée d’un employé au sein de sa nouvelle entreprise ont une incidence très importante sur le futur de l’employé dans l’organisation. Elles sont souvent appelées « Onboarding » et favorisent l’intégration des nouveaux employés dans l’entreprise.

Aujourd’hui, l’onboarding se compose généralement d’une session d’orientation mais aussi du partage d’informations concernant le nouveau poste, ainsi que tout autre détail qui pourrait aider le nouvel employé à se sentir préparé et bien accueilli.

Un onboarding réussi est extrêmement important pour une entreprise, car elle bénéficie de nombreux avantages que représentent des collaborateurs à la fois productifs et satisfaits et ainsi réaliser des gains de temps, de ressources et d’argent.

1. Ne débutez pas le jour de l’intégration

Vous devez préparer l’onboarding bien avant l’arrivée effective de votre nouveau collaborateur. Trop souvent, les personnes récemment recrutées arrivent dans l’entreprise en réalisant qu’elles ne sont pas attendues par les équipes déjà en place, ce qui crée une image très négative de votre entreprise.

Au lieu de cela, prenez le temps d’organiser la première semaine de votre nouvelle recrue, préparez un planning et offrez lui un guide des employés ainsi que toute autre ressource qui pourrait s’avérer utile. C’est également l’occasion d’annoncer à vos collègues qu’un nouveau collaborateur rejoindra leur équipe très bientôt, et comment vous envisagez leur collaboration.

2. Ne faites pas de suppositions

Certains détails peuvent échapper à votre attention si vous n’en parlez pas dès le début de l’orientation. Les règles en réunion, comment utiliser le téléphone, les horaires de travail et autres spécificités de l’entreprise sont souvent ignorées lors de l’onboarding. Mais ces règles ne vont pas toujours de soi, il est donc mieux d’en parler dès le début.

3. Commencez doucement

Ne surchargez pas votre nouvel employé avec trop de travail. Les trois objectifs de la première semaine d’onboarding sont le partage d’informations, l’engagement et la motivation et l’initiation du contact avec toutes les équipes. Attendez que votre nouvelle recrue ait digéré toutes les informations fournies avant de remplir sa to-do liste, sous peine de produire découragement et de l’angoisse dès les premiers jours.

4. Faites participer les travailleurs à distance

Les employés travaillant à distance peuvent facilement se sentir exclus de l’onboarding simplement parce qu’ils ne sont pas présents physiquement. Cependant, avec toutes les technologies disponibles aujourd’hui, il y a beaucoup de moyens d’accommoder ces employés et de les faire participer aux sessions d’orientation. Vous pouvez organiser une réunion à distance, ou les inviter à votre groupe Facebook interne afin qu’ils se sentent bien accueillis dans l’entreprise.

5. Assurez le suivi

Les rencontres de suivi sont extrêmement importantes car elles permettent de valider le niveau de satisfaction de l’employé relativement à son accueil et son intégration dans l’entreprise, ainsi que de faire les ajustements requis, si nécessaire. Il peut s’agir simplement de répondre aux questions de l’employé qui n’ont pas encore été adressées durant la période d’accueil et d’intégration, le rassurer quant à son apprentissage ou lui fournir du support additionnel.

6. Faites un briefing sur la sécurité

Peu importe le rôle de votre nouvel employé, il aura accès à certaines informations confidentielles. Or, l’employé imprudent peut mettre en péril la sécurité ou les données de l’entreprise, en visitant des sites Web dangereux, en cliquant par inadvertance sur un lien dans un e-mail de phishing, ou encore en partageant leur mot de passe avec d’autres personnes. Organisez une formation sur les meilleures pratiques de sécurité dès que l’employé rejoint votre organisation.

[Article connexe : Cybersécurité au travail: les 6 choses à ne pas faire avec votre ordinateur pro]

7. Présentez la culture de votre entreprise

Vous avez fait de votre mieux pour décrire la culture de votre entreprise lors de votre entretien, mais il maintenant temps pour votre nouvelle recrue d’en faire l’expérience. Invitez votre employé aux évènements de l’entreprise comme les afterworks.

Si l’employé semble ne pas s’adapter dans l’entreprise malgré une bonne orientation, soyez patient. Même les recrues les plus seniors auront une petite courbe d’apprentissage avant d’être complètement à l’aise. La meilleure chose à faire est de répondre aux questions de votre employé et de fournir les ressources dont il aura besoin pour réussir.