Assistant(e) Médico-Administratif(ve) H/F

À propos de nous

Centre Hospitalier Intercommunal Robert Ballanger (CHIRB) situé en Seine-Saint-Denis,
Médecine (addictologie, dermatologie, cardiologie, douleur, endocrinologie-diabétologie, gastroentérologie, HDJ médecine, HDJ oncologie, médecine interne et maladies infectieuses, pneumologie, rhumatologie, réanimation-USC, soins palliatifs, Soins de Suite et Réadaptation (SSR) – polyvalent et locomoteur et neurologique),
Chirurgie (ambulatoire, viscérale, thoracique et endocrinienne, maxillo-faciale, plastique et esthétique, ophtalmologie, ORL, orthopédie, urologie, bariatrique).
Secteur Femme-Enfant : maternité de niveau 2B (3 500 accouchements par an),service de gynécologie-grossesse à haut risque, planning familial, services de pédiatrie comportant des lits de soins continus, néonatologie, chirurgie pédiatrique orthopédique, viscérale, les spécialités d’ophtalmologie, d’otorhino-laryngologie (ORL), stomatologie, urologique, et un service de pédopsychiatrie.
70 000 passages aux urgences

Mission

• Accueillir physiquement et par téléphone les patients, les familles et autres intervenants (médecin de ville, laboratoire) en fournissant des informations pertinentes dans son domaine de compétence.
• Assurer le bon fonctionnement et l'organisation d'un secrétariat, incluant la dactylographie, les tâches de bureautique et les tâches administratives courantes.
• Vérifier les mouvements quotidiens : assurer le suivi des entrées et sorties journalières et signaler toute anomalie si nécessaire.
• Prendre les rendez-vous.
• Numériser et classer les documents conformément à la procédure de l'établissement.
• Programmer les interventions chirurgicales dans sa spécialité.
• Préparer et participer aux réunions de staff si nécessaire.
• Transmettre les éléments en lien avec les AMA RCP (Réunion de Concertation Pluridisciplinaire).
• Gérer administrativement les transferts intra et extra hospitaliers des patients : préparer et vérifier la complétude des dossiers de transfert (CRH, lettre de liaison, PTAH si nécessaire, ordonnance).
• Gérer les tableaux de suivi des activités du service.
• Saisir, optimiser, et vérifier l'exhaustivité du codage.
• Assurer le secrétariat de chefferie de service, incluant la gestion des listes de garde et des tableaux de service.
• Assurer le lien avec l’AMA pour la réclamation des dossiers des usagers et prendre en charge cette tâche en cas d'absence de l'AMA.
• Gérer les dossiers médicaux : numériser et classer les examens complémentaires et courriers extérieurs, organiser le contenu du dossier, et gérer le mouvement des dossiers d'archives via le logiciel Mo-archives.
• Effectuer les différentes demandes logistiques, informatiques et techniques (GMAO, GLPI, MAGH2).
• Encadrer les stagiaires en secrétariat médical : assurer le tutorat, évaluer et valider les stages sous la supervision de la coordinatrice des AMA.
• Participer à l'activité des autres secrétariats de l'établissement, en apportant une aide à la frappe ou en remplaçant en cas d'absence.
• Participer aux réunions de service et/ou aux groupes de travail au sein de l'unité et de l'établissement.

Profil

Savoir- être :

• Respecter le secret professionnel
• Savoir travailler en équipe
• Etre réactif et avoir une grande adaptabilité
• Savoir gérer le stress, maîtrise de soi
• Etre autonome, rigoureux organisé
• Avoir un très bon relationnel

Savoir-faire :

• Savoir renseigner et diriger
• Prendre des initiatives
• Avoir le sens des responsabilités
• Savoir orienter et filtrer les appels internes et externes
• Savoir renseigner ses interlocuteurs
• Savoir gérer l’urgence