Office Manager

À propos de PayByPhone

Chez PayByPhone, notre force, ce sont nos employés. Derrière notre produit se trouve une équipe multidisciplinaire talentueuse, créative et motivée, unie par une ambition commune : simplifier les déplacements du quotidien. Nous croyons que l’innovation doit être collaborative, que l’apprentissage doit être continu et que le travail doit être agréable. À mesure que nous grandissons, nous recherchons des personnes qui souhaitent évoluer avec nous.

Ensemble, nous poursuivons une mission ambitieuse : créer des solutions technologiques intuitives qui offrent une expérience utilisateur de calibre mondial. Nous sommes une entreprise en pleine croissance, tournée vers l’avenir, qui aide déjà plus de 60 millions d’utilisateurs en Amérique du Nord et en Europe. Notre technologie permet à des millions de consommateurs de payer rapidement, facilement et en toute sécurité, sans faire la queue, sans avoir à transporter de monnaie et sans craindre des amendes coûteuses.

À propos du poste

Location: Boulogne-Billancourt, Ile-de-France

Employment type: Permanent (Présent du lundi au vendredi au bureau)

Reports to: FR
President

Votre rôle s’articule autour de deux missions principales. Votre première mission est d’assurer le bon fonctionnement des opérations du bureau, en étant le pilier du quotidien sur les sujets d’administration, de facilities et de coordination des espaces de travail. Vous êtes le point de connexion clé entre les équipes, la direction et les interlocuteurs internationaux, garantissant une communication fluide et une exécution efficace dans un environnement dynamique. Vous supervisez les services du bureau, les prestataires et les infrastructures, tout en veillant à offrir une expérience collaborateur de qualité. Vous accompagnez également l’onboarding et contribuez à créer un parcours d’intégration fluide et accueillant pour les nouveaux arrivants.

Votre deuxième mission consiste à donner vie à l’expérience collaborateur en pilotant l’engagement interne à travers l’organisation d’événements et d’initiatives qui façonnent la culture d’entreprise.

Responsabilités principales

Administration & coordination interne

• Assurer l’interface entre les équipes (Sales, RH, Comptabilité, Direction) et faire le lien avec PayByPhone International
• Fournir un support administratif transversal en fonction des besoins de la direction, en français et en anglais
• Gérer le courrier
• Organiser les formations SST (Sauveteur Secouriste du Travail)
• Assurer le lien avec le CSE sur les sujets administratifs
• Assurer le suivi administratif des contrats de véhicules de fonction et des assurances associées

Gestion des bureaux & des infrastructures

• Assurer la gestion opérationnelle d’un site de bureaux de 486 m²
• Superviser l’entretien général des bureaux et des espaces extérieurs
• Coordonner les interventions techniques et les réparations diverses
• Piloter les prestataires externes (ménage, maintenance, sécurité, etc.)
• Gérer les fournitures, équipements et petit matériel de bureau
• Assurer le réapprovisionnement des espaces communs (café, eau, fruits, consommables cuisine)
• Être l’interlocuteur principal du gestionnaire du bailleur de l’immeuble pour toute problématique liée aux locaux

Gestion des postes de travail & onboarding

• Piloter la logistique d’onboarding des nouveaux collaborateurs de A à Z
• Préparer les postes de travail et coordonner la mise à disposition du matériel IT (ordinateurs, téléphones) avec les équipes techniques
• Configurer et gérer les badges d’accès et systèmes d’entrée dans les bureaux
• Participer à l’expérience d’intégration via une coordination administrative et opérationnelle fluide

Gestion des fournisseurs & des contrats

• Gérer et suivre les contrats fournisseurs liés aux opérations et services du bureau
• Rechercher, négocier et intégrer de nouveaux prestataires si nécessaire
• Maintenir et mettre à jour la base de données fournisseurs (facilities, restauration, événementiel, maintenance, etc.)
• Contribuer à l’optimisation des coûts et assurer le suivi budgétaire des dépenses liées aux bureaux

Organisation d’événements internes

• Piloter l’organisation de A à Z des événements internes de l’entreprise (Summer Party, Soirée de Noël, etc.)
• Coordonner les initiatives récurrentes d’engagement collaborateur (petits-déjeuners, anniversaires, Lunch & Learn)
• Sélectionner et gérer les prestataires événementiels
• Superviser la logistique et le suivi budgétaire des événements internes

Profil recherché

Expérience

• 1 à 3 ans d’expérience récente en tant qu’Office Manager
• Français et Anglais opérationnel
• Excellente capacité de coordination et de planification dans un environnement international
• À l’aise dans un environnement dynamique et capable de gérer plusieurs priorités simultanément
• Forte capacité d’organisation, de priorisation et de multitâche
• Esprit d’équipe et volonté d’apporter du support aux autres équipes
• Une expérience dans le secteur de la technologie est un plus

Compétences techniques

• Excellente maîtrise du Pack Office, notamment Outlook et capacité à apprendre à utiliser de nouveaux outils bureautiques
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils et systèmes

Ce que nous offrons

• L’opportunité de travailler avec des équipes talentueuses et bienveillantes
• Un package de rémunération attractif
• Le remboursement à 50 % du titre de transport
• Alan comme mutuelle d’entreprise
• Des tickets restaurant d’une valeur de 10 € par jour via la carte Swile
• Un accès à la plateforme Gymlib, partiellement financé par PayByPhone

Travailler chez PayByPhone

Nous évoluons dans un environnement en constante évolution — et le changement fait partie de notre ADN. Nos valeurs guident la manière dont nous collaborons, travaillons ensemble et accompagnons nos clients au quotidien. Concrètement, nous :

• Faisons avancer les choses
• Restons curieux
• Travaillons ensemble
• Prenons du plaisir dans ce que nous faisons
• Voyons les choses à travers les yeux de nos clients

Ces principes façonnent notre manière de collaborer, d’innover et de tenir nos engagements.

Nous avons également à cœur de favoriser un environnement de travail inclusif, respectueux et représentatif de la diversité. Nous ne tolérons aucune forme de discrimination ou de harcèlement, que ce soit au sein de notre environnement de travail ou tout au long de notre processus de recrutement. Nos décisions de recrutement sont fondées sur les besoins de l’entreprise, les exigences du poste et les qualifications de chaque candidat, afin de refléter les talents et les communautés que nous accompagnons.

PayByPhone s’engage également à proposer les aménagements nécessaires tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d’un accompagnement spécifique, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante :

Envie de découvrir nos valeurs en action ? Rendez-vous sur notre Instagram et LinkedIn. Vous souhaitez en savoir plus sur notre histoire et notre culture ? Consultez notre page “About Us”.

About PayByPhone

At PayByPhone, our strength is our people. Behind our product is a talented, creative, and driven multi-disciplinary team united by a shared ambition: to make everyday mobility simpler. We believe innovation should be collaborative, learning should be constant, and work should be enjoyable. As we grow, we’re looking for people who want to grow with us.

Together, we’re on an ambitious mission to create intuitive technology solutions that deliver world-class user experiences. We are a fast-growing, forward-thinking company and already help more than 60 million users across North America and Europe. Our technology helps millions of consumers pay quickly, easily, and securely — without waiting in line, carrying change, or worrying about costly fines.

About The Role

Location: Boulogne-Billancourt, Ile-de-France

Employment type: Permanent (In office, Monday to Friday)

Reports to: FR
President

Your role has two core missions. Your first mission is to ensure the smooth running of office operations, acting as the backbone of daily life across administration, facilities, and workplace coordination. You are the key connector between teams, leadership, and international stakeholders, enabling efficient communication and execution in a fast-moving environment. You oversee workplace services, vendors, and office infrastructure while ensuring a high-quality employee experience. You also support onboarding and help create a seamless, welcoming journey for new joiners.

Your second mission is to bring the employee experience to life by driving internal engagement through the organisation of events and initiatives that shape company culture.

Key Responsibilities

Administration & Internal Coordination

• Acting as the interface between teams (Sales, HR, Accounting, Leadership) and liaison with PayByPhone International
• Cross-functional administrative support depending on leadership needs, in both French and English
• Mail management
• Organisation of SST (First Aid at Work) training sessions
• Liaise with CSE (Works Council) on administrative matters
• Administrative tracking of company car leases and related insurance policies

Office & Facilities Management

• Management of a 486 m² office site
• Oversight of general office maintenance and outdoor spaces
• Coordination of technical interventions and various repairs
• Management of service providers (cleaning, maintenance, security, etc.)
• Management of supplies, equipment, and small office materials
• Restocking of shared areas (coffee, water, fruit, kitchen consumables)
• Liaison with the building landlord/property manager regarding any building-related issues

Workplace Setup & Onboarding

• Manage end-to-end onboarding logistics for new hires
• Set up workstations, including IT equipment provisioning (laptops, phones) in coordination with IT teams
• Configure and manage access badges and office entry systems
• Support onboarding experience through administrative and operational coordination

Vendor & Contract Management

• Manage and monitor supplier contracts across office operations and services
• Source, negotiate and onboard new vendors when required
• Maintain and update supplier database (facilities, catering, events, maintenance)
• Drive cost optimisation and monitor office-related expenditures against budget

Internal Event Organisation

• Lead end-to-end organisation of internal corporate events (Summer Party, Christmas Party, etc.)
• Coordinate recurring employee engagement initiatives (breakfasts, birthdays, Lunch & Learn sessions)
• Select and manage external event vendors and suppliers
• Oversee logistics planning and budget tracking for all internal events

Key Requirements

Experience

• 1-3 years of recent experience as an Office manager
• Fluent in French and English
• Great experience at coordinating and scheduling in an international environment
• Enjoy working in a fast-paced environment and are comfortable switching gears
• A natural ability to multitask and prioritize in a dynamic environment
• Enjoy working in a team environment and willing to help others
• Experience working in the technology industry is an asset

Technical / Hard Skills

• Highly proficient in Microsoft Office, particularly Outlook and able to learn new systems quickly

What We Offer

• Opportunity to work with great people!
• Great salary package
• Public transport pass reimbursed at 50%
• Health insurance with Alan
• Meal vouchers (€10 per day) via the Swile card
• Access to the Gymlib platform (partially funded by PayByPhone)

Working at PayByPhone

We operate in a world that’s constantly evolving — and change is something we embrace. Our values guide how we show up for one another and for our customers every day. In short, we:

• Make things happen
• Stay curious
• Work together
• Have fun
• See through our customers’ eyes

These principles shape how we collaborate, innovate, and deliver on our commitments.

We’re also committed to fostering a diverse and representative workforce and an inclusive environment where everyone is treated with respect and fairness. We do not tolerate discrimination or harassment in our workplace or throughout our hiring process. Our hiring decisions are grounded in business needs, role requirements, and individual qualifications — ensuring we reflect the talent and communities we serve.

PayByPhone is committed to providing accommodation throughout the recruitment process. If you require accommodation, please reach out to us at askhr@paybyphone.com.

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