Loi de Carlson et improductivité : 10 conseils pour ne plus subir les interruptions au travail et retrouver le flow
Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer, auteur et expert carrière à Glassdoor | 2 sept. 2024
La loi de Carlson est une théorie de la gestion du temps selon laquelle le temps perdu à cause de l'interruption d'une tâche est supérieur au temps de l'interruption. D’après l'économiste Sune Carlson, qui a donné son nom à la loi de Carlson, en 1950, un manager était interrompu toutes les 20 minutes. De nos jours, le même manager le serait toutes les 12 minutes. Problème : après avoir été interrompu, le cerveau humain reste comme parasité par les nouvelles informations qu’il vient de recueillir et met du temps avant de pouvoir se concentrer à nouveau sur la tâche en cours. Comment, alors, atteindre un flux de concentration maximal et continu pour améliorer sa productivité au travail ? Glassdoor vous donne 10 conseils pour ne plus subir les interruptions et atteindre un flow de productivité inégalé.
Qu’est-ce que la loi de Carlson ?
La loi de Carlson est une théorie de la gestion du temps née d’un constat édifiant. Dans les années 1950, l'économiste suédois Sune Carlson constate que les cadres sont interrompus toutes les 20 minutes dans leur tâches. De nos jours, la généralisation des open spaces et l'usage quotidien d'Internet causerait aux salariés des interruptions toutes les 12 minutes.
Or, dans l’entreprise comme dans la vie, la plus coûteuse des dépenses, c’est la perte de temps. D’où la nécessité de réduire le nombre d’interruptions.
Dans son ouvrage Executive Behavior (1951), Sune Carlson explique qu'une tâche réalisée en continu prend moins de temps et d'énergie que lorsqu'elle est réalisée en plusieurs fois.
Par ailleurs, lorsqu’un humain passe d’une tâche A à une tâche B, son attention ne suit pas immédiatement. Une partie de son cerveau continue de se concentrer sur la tâche A, ce qui nuit à la concentration (Sophie Leroy, étude sur l’attention résiduelle, 2009).
Les experts estiment qu’il faudrait 3 minutes au cerveau pour se concentrer à nouveau après avoir été coupé dans son élan.
Si l’on prend en compte le fait que la prochaine interruption aura lieu neuf minutes plus tard, on comprend que cela laisse peu de temps au salarié pour progresser dans ses missions.
Par ailleurs, Carlson montre qu'un individu qui a été interrompu dans son travail est non seulement plus susceptible de papillonner mais aussi plus enclin à commettre des erreurs. Le taux d'erreur après une interruption intempestive serait doublé.
En clair, le temps perdu à cause de l'interruption d'une tâche est supérieur au temps de l'interruption.
Pourquoi sommes-nous toujours interrompus au travail ?
Smartphones régulièrement vérifiés, messageries intrusives, coups de téléphone, consignes des managers et autres discussions impromptues troublent le calme de l'open space.
Les outils censés faire gagner du temps se révèlent être des parasites énergétiques (la boîte mail, notamment). Résultat, les collaborateurs basculent de la loi de Carlson à la loi de Parkinson : partisans du moindre effort, en quête de plaisir immédiat et fuyant les tâches les plus pénibles, les employés ont tendance à procrastiner. Et si, en plus, les délais d’exécution des tâches sont longs et/ou irréalistes, les travailleurs emploient tout leur temps à réaliser uniquement la mission concernée, avec une intensité peu propice à la productivité.
Alors que faire pour ne plus subir les interruptions au travail ?
10 conseils pour ne plus subir les interruptions au travail
Il semblerait que les employés européens soient demandeurs d’un bureau individuel pour travailler au calme et gagner en concentration. Néanmoins, ni les RH ni les managers n’ont le pouvoir de fournir un bureau individuel à tous leurs employés.
Voici 10 propositions pour vous aider à rester concentré sur votre tâche en cours :
- Bannissez les applications de messagerie ou de communication ou appliquez les bonnes pratiques : limitez votre accès aux mails dans le courant de la journée, configurez votre téléphone en mode travail en ne laissant passer que les numéros prioritaires (votre conjoint et l’école de vos enfants, par exemple).
- Appliquez le principe de Pareto pour prioriser vos tâches du jour et accomplir 80% du travail en traitant 20% des problèmes. C’est ce qu’on appelle l’efficience. Affichez votre priorité du jour en tête de liste et placez toutes les autres à la suite en tâches secondaires. Puis, affichez votre liste du jour de manière à ce qu’elle soit visible.
- Optez pour un système simple et efficace. N’utilisez que les applications qui vous aident dans votre créativité et votre productivité.
- Bloquez votre temps : pour pouvoir exécuter vos tâches, vous avez besoin de temps de qualité. Bloquez des plages horaires de plusieurs heures qui vous permettront de rentrer dans une phase de solitude et de concentration intense. Sur ce sujet, vous pouvez lire Deep Work de cal Newport et S’organiser pour réussir de David Allen. En 2023 vient de sortir un nouvel ouvrage de Cal Newport “Travailler sans e-mails”.
- Isolez-vous physiquement / phoniquement, si vous le pouvez : soit dans votre bureau avec une porte fermée, soit avec un paravent, soit grâce à des boules Quiès, soit grâce à un casque à réduction de bruit. Il existe aussi des cabines isolées phoniquement que les entreprises peuvent fournir à leurs employés pour passer leurs coups de téléphone professionnels ou accomplir une longue session de travail.
- Ne faites qu’une chose à la fois : le multitasking est un mythe. Acceptez le fait d’être mono-tâche. Pourquoi ne pas répartir vos tâches en blocs de temps de travail pour gagner en concentration (cf. point 4) ?
- Faites des listes : une surcharge de tâches à accomplir peut freiner le passage à l’action (procrastination) et empêcher la créativité. Le cerveau ne se libère de la surcharge mentale que s’il peut faire 100% confiance à un système sur lequel il peut se reposer. Utilisez donc une application de liste de tâches (la fameuse « todo list ») pour vous décharger sans jamais rien oublier.
- Commencez votre journée par les tâches les plus complexes, quand votre esprit est frais et alerte, et gardez les missions les moins énergivores pour l'après-midi. C’est la loi de Laborit.
- Utilisez la technique Pomodoro qui consiste à alterner 4 cycles de sessions de travail intensives de 25 minutes et des pauses de 5 minutes, puis une pause de 20 minutes au bout du 4ème cycle. Vous pouvez utiliser le site Eggtimer pour décompter le temps.
- Enfin, annoncez la couleur à vos collègues et votre N+1 : expliquez que vous souhaitez gagner en productivité et que vous avez besoin de temps de concentration. Voyez quelles solutions collectives vous pouvez mettre en place.
BONUS. Connaissez-vous les 12 lois de la gestion du temps ?
Si vous souffrez d’un manque de productivité, essayez d’identifier parmi les 12 mantras suivants, ceux qui pourraient vous aider à optimiser votre temps de travail :
- Loi de Murphy : Anticiper, toujours vous ferez.
- Loi de Parkinson : Des délais courts et réalistes, vous vous fixerez.
- Loi de Carlson : Sur une tâche à la fois, vous vous concentrerez.
- Loi de Douglas : Votre bureau chaque jour, vous rangerez.
- Loi d’Illich : Des pauses régulières, vous vous octroierez.
- Loi de Pareto : Sur les résultats, vous vous concentrerez.
- Loi de Laborit : Par le plus difficile, vous commencerez.
- Loi de Hofstadter : Prévoyant, vous serez.
- Loi de Fraisse : De l’intérêt à votre travail, vous porterez.
- Loi de Taylor : Dans le bon ordre, vos tâches vous réaliserez.
- Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher : À votre rythme biologique, vous vous adapterez.
- Loi de Kotter : Vos victoires, vous célébrerez.
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Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer est un auteur expert sur le sujet de la carrière et de l'emploi pour le blog de Glassdoor. Découvrez son expérience et ses articles.
