La loi de Parkinson

« Ne jamais remettre à demain ce qui peut être fait après-demain », tel pourrait être le leitmotiv de la loi de Parkinson. Ce concept peu connu consiste à ajourner les tâches qui doivent être réalisées ou à délaisser des tâches secondaires au profit d’un seul projet. Une approche qui pose un sérieux problème en entreprise : dirigeants et managers acceptent mal une chute de productivité due à des collaborateurs en phase de procrastination. Qu’est-ce que la loi de Parkinson ? Quelles sont ses implications dans le monde du travail ? Existe-t-il des solutions pour améliorer la gestion du temps au travail ? Lisez cet article, maintenant. 

La loi de Parkinson, qu’est-ce que c’est ?

La loi de Parkinson est la théorie selon laquelle plus une personne dispose de temps pour s’acquitter d’une tâche, plus cette tâche nécessitera de temps pour être réalisée.

(On parle aussi de loi des gaz : plus on laisse d’espace à un gaz, plus il va se répandre). 

Cette loi, appliquée au milieu de l’entreprise, met en lumière la problématique de la gestion du temps dans le cadre professionnel, en particulier dans le secteur tertiaire.

Le facteur « temps » est essentiel dans la réussite d’une entreprise, au point que les dirigeants, managers et chefs d’équipe mettent en place des stratégies pour optimiser sa gestion.

Une première raison à ce contrôle du temps en entreprise est que les salariés sont généralement payés au taux horaire et qu’on imagine mal un employeur payer des salariés improductifs.

Une deuxième raison, liée à la première, est que la productivité d’une entreprise décide souvent de sa rentabilité et de son profit. Plus une entreprise produit efficacement et rapidement, plus elle peut continuer de produire efficacement et rapidement. Et donc s’enrichir, prospérer, pérenniser son activité, etc.

Or, sous l’effet de la loi de Parkinson, un collaborateur n’optimise pas ses journées de travail. Pire, la tâche à réaliser s’étale de manière à ce que l’intégralité du temps disponible soit utilisée.

En clair : Un rapport à rendre pour « dans deux semaines » aura plus de chances d’être rendu au dernier moment qu’au terme de la première semaine, par exemple, même si cela était possible.

C’est une loi universelle :  les collaborateurs ont tendance à prendre plus de temps que nécessaire pour achever une mission, ou alors, ils attendent le dernier moment pour s’en charger quand on leur en donne la possibilité. 

Problème : aucune de ces options n’est favorable à l’entreprise qui rémunère son salarié pour un travail qu’il aurait pu rendre bien plus tôt.

Courbe de la loi de Parkinson

Voici une représentation graphique de la loi de Parkinson.

L’axe des ordonnées, vertical, exprime l’intensité de l’effort. Plus la courbe monte, plus l’effort fourni est intense. Plus elle descend, plus l’effort est réduit.

L’axe des abscisses, horizontal, exprime la durée allouée à une tâche. Plus on avance sur cet axe (vers la droite), plus le temps consacré à une tâche est long.

La courbe de Parkinson montre que plus le temps alloué à une tâche est restreint, plus l’effort demandé pour accomplir la tâche est intense, dans le but de terminer le travail dans le temps imparti.

Au contraire, une durée plus longue autorisée implique un effort dilué dans le temps avec une propension à faire durer le travail jusqu’à l’échéance.

Le passage à la semaine de 4 jours en entreprise est une forme de réponse à la loi de Parkinson dans le sens où elle réduit de fait les échéances hebdomadaires pour les employés.

D’où vient la loi de Parkinson ?

C’est l’historien britannique, Cyril Northcote Parkinson, qui a la paternité de la loi qui porte son nom. Il révèle d’abord publiquement son principe en 1955 dans la revue The Economist, et écrira plus tard un livre consacré à ses lois éponymes (La loi de Parkinson, 1983).

Pour illustrer sa théorie, Parkinson prend l’exemple d’une femme pour qui la seule tâche de la journée consiste à envoyer une carte postale. Celle-ci passe 1 heure à chercher une carte, 30 minutes à retrouver ses lunettes, 1 heure 30 pour l’écrire, et ainsi de suite jusqu’à l’envoi de la carte en fin de journée.

Parkinson montre qu’une tâche qui aurait pu durer une heure a tendance à s’étaler pour occuper le temps imparti dans sa totalité.

La loi de Parkinson appliquée à l’entreprise

Pour mieux comprendre les implications de la loi de Parkinson au travail, mettons-nous en situation.

Roger prend alors tout le temps qui lui est imparti pour cette mission, au détriment d’autres tâches qu’il met en attente. Ou bien, il partage son temps entre différentes tâches et missions puis rend à la dernière minute un rapport (qui aura toutes les chances d’être bâclé, puisque réalisé en toute hâte).

Dans les deux cas, le collaborateur a mal géré le temps imparti, portant ainsi préjudice à l’entreprise. Une boîte peut-elle alors échapper aux mauvais augures de Parkinson et améliorer sa productivité ?

Améliorer la productivité : quelles solutions ?

Améliorer la productivité de l’activité humaine est une question complexe qui n’obtient pas de réponse universelle. Néanmoins, voici trois pistes qui pourront aider managers et employés à produire mieux et plus.

1. Planifiez votre temps de travail

Être organisé permet de réduire les risques de procrastination. Pour chaque mission, une bonne idée est de :

Ici, la difficulté est double :

D’abord, il faut être capable d’établir un plan sans passer son temps à planifier et sans se noyer dans le découpage d’étapes intermédiaires.

Ensuite, il faut pouvoir évaluer le temps nécessaire à la réalisation de la mission et des étapes intermédiaires.

2. Optimisez votre temps de travail

Voici deux méthodes concrètes pour améliorer votre productivité ou celle de vos équipes.

Le time blocking (ou time boxing)

Technique popularisée par David Allen, dans S’organiser pour réussir en 2015 et Cal Newport dans Deep Work en 2017 (et par de nombreux auteurs depuis), le time blocking consiste tout simplement à bloquer des temps de travail consacrés à une thématique, une tâche, une mission.

Concrètement, vous prenez votre agenda, papier ou en ligne, et vous réservez un créneau d’une, deux ou quatre heures entièrement dédié à la réalisation d’une tâche spécifique. Une méthode redoutable pour décupler votre productivité.

Inconvénient de cette méthode : le time blocking requiert concentration et solitude. Une technique sans doute plus facile à pratiquer pour un travailleur indépendant qui travaille depuis son domicile que par un employé en open space soumis à la loi de Carlson, c’est-à-dire aux distractions qui l’entourent (passages fréquents, téléphone, consignes, emails, réunions, etc.).

La technique Pomodoro

La technique Pomodoro est une méthode qui consiste à chronométrer son temps de travail en alternant 4 cycles de 25 minutes de travail « concentré » et 5 minutes de pause. Au bout des 4 cycles, le travailleur prend une pause d’une vingtaine de minutes.

Une méthode très efficace mais qui souffre des mêmes inconvénients que le time blocking : plus facile à réaliser en télétravail qu’en open space. Toutefois, les outils suivants pourraient vous aider à gagner en productivité.

3. Les outils de gestion du temps

De nombreux outils numériques sont à disposition des travailleurs pour améliorer leur productivité.

Voici 3 types d’outils qui vous seront certainement indispensables au quotidien :

Un avantage supplémentaire de ces solutions réside dans leur volet collaboratif. Invitez les membres de votre équipe sur un espace commun et travaillez à plusieurs sur un même projet, malgré les distances et tout en conservant le confort de votre propre poste de travail.

Les espaces collaboratifs sont un moyen pratique de suivre les évolutions d’un projet en temps réel, impliquer les membres de son équipe en tirant les plus procrastinateurs vers le haut, et enfin dire « bye bye » à la loi de Parkinson.

Pour aller plus loin : Parkinson et la théorie de la futilité

Le travail de Parkinson peut aussi être perçu comme une critique de la culture d’entreprise. L’historien met en lumière un phénomène universel mais peu explicité sur l'évolution des organisations : malgré la baisse de la charge de travail, il existe une tendance naturelle à l’augmentation du nombre d’employés.

Ce constat est né de l’observation, par Parkinson, des effectifs de la Royal Navy (la Marine royale britannique). Parkinson remarque que ceux-ci ayant fortement diminué, le nombre de fonctionnaires de l'Amirauté ne diminuait jamais.

Selon Parkinson, l’explication de ce phénomène viendrait du fait que chaque fonctionnaire, pour des raisons de prestige, aurait tendance à multiplier ses subordonnés et diviser les tâches à réaliser de manière à ce qu’aucun des subordonnés n’ait connaissance de l’objectif final. Un attitude qui limiterait l’émergence de rivaux.

En outre, Parkinson note que, loin d’alléger la charge de travail, la multiplication des fonctionnaires génère au contraire plus de tâches à accomplir et un accroissement du temps de réunion pour coordonner le travail des agents. Le travail qui pouvait être réalisé par une seule personne est désormais accompli par trois agents.

C’est ce que Parkinson nomme la théorie de la futilité.

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