7 conseils pour rédiger une note de cadrage efficace et pertinente
Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer, auteur et expert carrière à Glassdoor | 2 sept. 2024
La note de cadrage est un document de référence de la vie de l’entreprise. Comme son nom l’indique, ce texte permet de définir, cadrer et planifier les projets importants et les nouveaux objectifs qui vont animer l’entreprise à moyen-long terme. Il permet aussi de rallier les équipes et de fédérer les volontés autour d’un projet commun qui comporte des risques et des enjeux importants. Qu’est-ce qu’une note de cadrage ? Quel est son intérêt pour les salariés et pour l‘entreprise ? Comment rédiger une note de cadrage ? Lisez notre dossier pour tout savoir sur la note de cadrage.
- La note de cadrage : définition
- À qui s’adresse la note de cadrage ?
- Quel est l’intérêt d’une note de cadrage ?
- 7 conseils pour rédiger une note de cadrage
- 1. Faites le point sur votre projet
- 2. Détaillez les éléments à étudier
- 3. Délimitez votre projet
- 4. Définissez les objectifs du projet
- 5. Planifiez les étapes du projet pour rédiger votre note de cadrage
- 6. Listez les moyens et les ressources nécessaires
- 7. Organisez le projet
- Conseil supplémentaire : signalez les risques
- Votre note de cadrage en résumé
La note de cadrage : définition
La note de cadrage est un document qui fixe les objectifs et dessine les contours d’un projet d’entreprise. Elle est généralement rédigée par les personnes en charge du projet.
Ces projets peuvent être internes à l’entreprise ou à effectuer pour le compte de ses clients. Lancement d’un nouveau produit, d’une nouvelle marque, modification du processus de fabrication, programmation d’une campagne de publicité ciblée… La note de cadrage englobe potentiellement tous les nouveaux projets significatifs ou les nouvelles directions prises par l’entreprise.
La note de cadrage présente un projet de manière synthétique, en abordant aussi des détails utiles et nécessaires à sa réussite. Elle décrit les moyens et les étapes de réalisation du projet, de même que les risques et les contraintes à considérer.
À qui s’adresse la note de cadrage ?
La note de cadrage est rédigée en vue de la préparation d’une réunion de cadrage qui regroupe l’initiateur du projet (la hiérarchie, un client de l’entreprise) et l’équipe chargée de sa réalisation (salariés issus des départements concernés, prestataires).
Elle oriente la discussion et aide les acteurs du projet à s’organiser autour d’objectifs prioritaires communs, d’un budget, d’une organisation, d’échéances et de risques.
La note de cadrage est aussi un outil de communication qui peut être diffusé au sein de l’entreprise pour informer les salariés ou recueillir les avis des équipes.
Par exemple, lorsqu’une entreprise décide de réorganiser son service administratif, elle peut diffuser une note de cadrage auprès des salariés pour expliquer les tenants et les aboutissants de ce projet.
Quel est l’intérêt d’une note de cadrage ?
La vocation de la note de cadrage est de présenter un projet et de préparer sa mise en œuvre.
Présenter et cadrer un projet
La note de cadrage apporte une vision globale du projet aux équipes chargées de sa mise en place, afin de faciliter leur compréhension du projet et leur adhésion.
Elle comporte, par exemple :
- l’énoncé et le cadre du projet,
- l’identité du client ou du commanditaire,
- les aspects financiers (coût, rentabilité, budget alloué),
- les échéances, les délais,
- les moyens à disposition ou nécessaires,
- les étapes de réalisation.
La note de cadrage peut aborder des points techniques sous l’angle de la problématique, sans pour autant les détailler, ceux-ci étant précisés dans le cahier des charges.
Préparer la mise en œuvre du projet
La note de cadrage sert de base aux échanges d’idées et aux discussions pour s’accorder sur la façon de mener le projet.
À l’issue de l’étude de la note de cadrage, les parties doivent se mettre d’accord sur les points suivants :
- Le cadre du projet,
- Les objectifs à atteindre,
- Le travail à accomplir,
- Les étapes de réalisation,
- La coordination des équipes,
- Les règles à respecter et les contraintes à prendre en compte,
- L’organisation des intervenants.
7 conseils pour rédiger une note de cadrage
Il n’existe pas de modèle universel de note de cadrage. L’important étant que votre note soit adaptée à votre projet. Toutefois, vous pouvez suivre ces 7 conseils pour vous aider à rédiger une note de cadrage qui soit au service de votre projet.
1. Faites le point sur votre projet
Avant d’écrire, recueillez les renseignements et les précisions dont vous avez besoin pour cerner les enjeux du projet et les attentes de votre employeur et/ou du client.
Études préalablement réalisées, droit applicable, brief technique, documentation… Procurez-vous tous les documents utiles en amont, de manière à éviter les allers et venues inutiles lorsque vous aurez commencé à travailler votre note.
Ensuite, réalisez un premier jet qui comprend le titre et une description concise du projet. Résumer le projet en quelques lignes vous permettra de vous focaliser sur les consignes ou les enjeux les plus importants.
Par exemple :
« Développement de l’acquisition client
Le projet consiste à mettre en place un plan de communication afin d’accroître la clientèle et développer l’image de la boutique.
Depuis son ouverture, le magasin ne réalise pas ses objectifs de CA. Il dispose d’une clientèle de passage mais qui doit être élargie et fidélisée pour connaître la croissance de CA nécessaire au maintien de son activité.
Objectifs :
- Acquérir X% minimum de nouveaux clients d’ici 6 mois.
- Améliorer le chiffre d’affaires (CA) de X% d’ici 1 an.
L’atteinte de ces objectifs passe par une refonte du marchandisage visuel de la vitrine et un opération de marketing en ligne.
Budget global de l’opération : X XXX €.
2. Détaillez les éléments à étudier
Dans un premier temps, réalisez une liste de tâches simples. Vous pourrez ensuite prioriser et détailler ces tâches selon leur importance.
Un élément essentiel de votre projet est la problématisation du sujet. Votre note de cadrage vise à apporter une solution à un problème. En cela, elle doit être capable de formuler clairement le problème et les enjeux pour dégager des pistes de résolutions pertinentes.
De même, lorsque c’est possible, anticipez les contraintes pour mieux les contourner ou les éliminer.
3. Délimitez votre projet
Circonscrire votre projet est également un gage de sa réussite. Qu’est-ce qui fait partie du projet ? Qu’est-ce qui en est exclu ?
Certaines tâches peuvent s’avérer nécessaires sans pour autant rentrer dans le cadre initial. Les intégrer au projet pourrait vous éloigner de l’objectif prioritaire. Listez surtout ce que vous allez réaliser dans le cadre du projet et précisez ce que vous ne prendrez pas en charge.
Conseil : évitez le jargon technique spécifique à votre département et synthétisez votre pensée. Votre note de cadrage doit être facilement compréhensible par tous les intervenants en charge du projet, surtout ceux qui dépendent d’un autre secteur que le vôtre. Le cas échéant, prévoyez un glossaire et/ou des documents annexes.
4. Définissez les objectifs du projet
Pour fixer les objectifs du projet, vous pouvez partir de la demande reçue.
Qu’ils soient d’ordre technique, financier ou organisationnel, définissez des objectifs selon la méthodologie SMART :
- Spécifiques,
- Mesurables (donnez des chiffres),
- Acceptables (et Ambitieux),
- Réalistes (donc atteignables),
- Limités dans le Temps.
Si le projet vise plusieurs objectifs, vous pouvez les hiérarchiser par ordre d’importance et de priorité, ou les regrouper s’ils correspondent à des catégories de problèmes similaires.
Un exemple d’objectif SMART : « Accroître le taux de nouveaux clients de 5 % en 6 mois. »
Inversement, un objectif non-SMART serait : « Développer la clientèle ». Trop vague, non quantifiable et non délimité dans le temps.
Aussi, pour en savoir plus sur la gestion du temps et la hiérarchisation des priorités en entreprise, vous pouvez vous reporter à nos articles sur la loi de Parkinson, la loi de Pareto et la loi de Carlson.
5. Planifiez les étapes du projet pour rédiger votre note de cadrage
Proposez un calendrier ou une rétroplanification. Vous pouvez arrêter la date de fin du projet pour contraindre les tâches nécessaires à sa réalisation.
Dans ce cadre, planifiez les étapes successives à réaliser, avant et après l’élaboration du cahier des charges.
S’il vous manque des éléments nécessaires à la réussite du projet, vous pouvez intégrer, dans les étapes de votre note de cadrage, les recherches liées à ces éléments.
6. Listez les moyens et les ressources nécessaires
Faites la liste des moyens à mobiliser pour réaliser le projet : finances, matériel, personnel, compétences techniques, compétences spéciales…
Appuyez-vous sur des documents si vous le pouvez. Soyez le plus précis possible.
Comme vu dans le conseil précédent, s’il vous manque des informations permettant de désigner et quantifier les ressources nécessaires, faites-le savoir en inscrivant cette requête dans les étapes du projet et en signalant ces manques dans la partie « Risques » (cf. conseil supplémentaire, ci-dessous).
7. Organisez le projet
La partie organisationnelle attribue les responsabilités : qui supervise, qui intervient, dans quels secteurs, pour quelle mission.
Si possible, désignez vos équipes, qu’elles soient mobilisées à temps plein ou pour des missions ponctuelles :
- Nommez-les (qui coordonne le travail des intervenants, qui fait le lien avec le commanditaire, qui prépare les documents de présentation ou du cahier des charges…)
- Fixez leur agenda,
- Décrivez leur rôle,
- Donnez les modalités d'intervention,
- Etc.
Si vous ignorez en détail qui sera impliqué dans le projet, indiquez simplement les besoins en personnel dans votre projet d’organisation.
Conseil supplémentaire : signalez les risques
Si votre projet comporte quelques risques de type « délais de réalisation trop courts », « manques budgétaires », « besoin de compétences externes à l’entreprise », signalez-les dans la note de cadrage.
L’idéal étant de posséder des documents utiles auxquels vous pourrez vous référer pour argumenter vos craintes.
Votre note de cadrage en résumé
- Faites le point sur votre projet
- Détaillez les éléments à étudier
- Délimitez votre projet
- Définissez les objectifs du projet
- Planifiez les étapes du projet pour rédiger votre note de cadrage
- Listez les moyens et les ressources nécessaires
- Organisez le projet
- Signalez les risques
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Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer est un auteur expert sur le sujet de la carrière et de l'emploi pour le blog de Glassdoor. Découvrez son expérience et ses articles.
