Conseils de carrière

14 conseils pour des visioconférences productives

visioconférence

Face à la crise épidémique du coronavirus, de nombreux employeurs imposent le télétravail à leurs collaborateurs pour poursuivre leur activité. Et qui dit télétravail dit bien souvent visioconférences !

Si vous êtes amené à organiser des réunions en ligne, il vous faudra modifier votre approche.  En visioconférence, il est bien plus difficile de garder l’attention des participants sur la durée. Il vous faudra veiller à ce que personne ne se sente exclu et à bien respecter l’agenda.  Voici 14 conseils pour que vos réunions en ligne soit tout aussi productives que vos réunions physiques : 

Organisation

1. Gérez les temps de parole de façon explicite. En temps normal, les discussions ont tendance à se dérouler naturellement. Vous regardez quelqu’un et il se sent obligé de parler. Avec les réunions en visioconférence, personne ne sait qui vous regardez. Vous devrez donc utiliser votre voix pour inciter les collaborateurs les plus inactifs à participer (par exemple,  « Pierre, qu’en penses-tu ? »), pour arrêter ceux qui parlent trop (par exemple, « Merci, Carine. Qui d’autre veut s’exprimer sur ce sujet ? »), ou pour donner la parole à quelqu’un lorsque plusieurs personnes veulent parler (par exemple, « Aude, tu commences, après ce sera à Lucie. »).

2. Sollicitez les participant pour vous assurer que la discussion est utile. Quelques questions bien placées comme « Cette discussion est-elle utile ? Devrions-nous y consacrer plus de temps ou devrions-nous passer à autre chose ? » ou « Il semble que nous nous éloignions du sujet et il est temps de passer à autre chose. D’accord ? » peuvent faire la différence entre faire avancer les choses et éviter de démotiver le groupe.

3. Placez des silence pour encourager la prise de parole. Un Conf Call peut vite basculer dans le monologue, et il faut à tout prix éviter cela. Les participants peuvent ne pas avoir d’opportunité de parler ou attendre de voir si d’autres se lancent en premier avant de se lancer. Laissez donc des moments de silence, afin d’encourager les membres de votre équipe à prendre la parole.

4. Partagez avec le groupe les signaux non verbaux que vous voyez. Cela aidera tout le monde à comprendre les humeurs et les réactions des gens (par exemple,« Je vois Michel hocher la tête » ou « Viviane, tu as l’air d’avoir une idée à ce sujet, es-tu inquiète ? » ). Si vous êtes plusieurs dans une pièce, vous aiderez les autres à comprendre ce qui se passe (par exemple, « Tout le monde rigole parce que je n’arrive pas à ouvrir ma bouteille »).

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Un peu de technique

5. Commencez par vérifier le son. Demandez à tout le monde de dire bonjour de façon décontractée ! Ainsi vous pourrez  tester leurs microphones et leur volume et éviterez d’avoir à interrompre la conversation plus tard avec « On ne t’entend pas ». Remarque : si plusieurs participants sont autour d’un même micro, vérifiez que tout le monde est suffisamment proche pour que les participants distants puissent entendre. Il y a fort à parier qu’une des personnes devra se rapprocher du micro.

6. Lorsque cela est possible, demandez aux participants d’activer leurs caméras. Non seulement vous verrez les visages et d’autres signes de communication non verbaux importants, mais cela ajoutera une touche d’humanité, en particulier pour ceux qui passent leurs journées isolés à la maison. 

7. Demandez à ceux qui ont une mauvaise connexion Internet d’appeler aussi depuis leur téléphone (et de couper le son de leur ordinateur). La séparation des flux vidéo et audio permet d’entendre quelqu’un même si son visage se fige en milieu de phrase.

8. Pour réduire le bruit de fond, demandez aux participants de couper le son, sauf quand ils parlent. Cela est particulièrement utile lorsqu’il y a nombre important de participants ou lorsque certains d’entre eux se trouvent à l’extérieur. Pour les réunions de 2 à 4 personnes, laisser les microphones activés permettront aux autres participants de capter les sons de type « Ah » et « Mm-hmm » en réponse à la personne qui parle.

9. Si possible, partagez votre écran et utilisez des visuels pour intéresser les gens. Préparez et ouvrez vos fichiers à l’avance pour éviter de faire attendre tout le monde. Agrandissez les visuels en plein écran, surtout si vous remarquez que les participants se penchent et plissent les yeux. 

10. Encouragez les participants à utiliser le chat pour les apartés. Puisqu’une seule personne peut parler à la fois lors de réunions à distance, le chat peut être un excellent moyen de partager de petits détails sans interrompre l’animateur (par exemple, « Je dois partir cinq minutes plus tôt pour un appel client »). Attention : ne laissez pas le chat devenir un substitut à la réunion. Si vous remarquez un point important dans le chat, demandez à la personne de le partager dans la réunion en visioconférence (par exemple,   « Caroline, tu viens de soulever un point important dans le chat, peux-tu le partager avec tout le monde ? »).

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Planning

11. Ayez un ordre du jour précis. Les ordres du jour des réunions virtuelles sont particulièrement importants. Quand une conversation s’égare, l’attention des participants aussi. Ils pourront être rapidement tenté de vérifier leurs e-mails et les réseaux sociaux. Si vous ne pouvez pas proposer un ordre du jour consistant pour une réunion virtuelle, demandez aux participants si ça vaut la peine de l’organiser. Si vous pouvez annuler, vous ferez gagner du temps à tout le monde (et vous vous ferez des amis !). 

12. Invitez uniquement ceux qui ont vraiment besoin d’être là. En cas de doute, demandez à l’avance aux personnes si elles souhaitent participer ou envoyez des invitations non obligatoires. Si vous avez des sujets à l’ordre du jour qui ne concernent que certains participants, placez en premier les points de l’ordre du jour concernant l’ensemble du groupe, ce qui permettra à certains de se retirer petit à petit. 

13. Pour les discussions exploratoires, prévoyez une structure. Il est possible d’avoir des discussions créatives et collaboratives à distance. Il suffit d’expliquer aux participants comment ils devraient contribuer et leur donner le temps de se préparer (par exemple, formulez le problème à l’avance et demandez à chacun d’apporter trois idées à partager et à discuter). Réfléchissez également à la façon dont vous partagerez et organiserez vos idées, que ce soit par le biais d’un simple document en ligne ou d’un logiciel de collaboration visuelle.

14. Attribuez des rôles aux participants. Les participants seront plus motivés s’ils se voient attribuer une responsabilité spécifique, que ce soit prendre des notes de groupe, diriger la discussion d’un point de l’ordre du jour, ou encore jouer le rôle du contradicteur  pour « réveiller » le groupe.