Présentation du poste

Clap Agency est une agence de communication à 360° en pleine structuration. Pour accompagner sa croissance et libérer les équipes opérationnelles, nous recrutons une assistante commerciale et administrative capable de tenir le fil de l’agence au quotidien.

Ce poste est central. Il s’agit d’être le point de contact, de mémoire et de fluidité de l’agence : rien ne doit traîner, rien ne doit se perdre, tout doit avancer.

Missions principales

1. Secrétariat & organisation générale

• Gestion des appels entrants et des mails de premier niveau

• Rédaction et mise en forme de courriers, devis, comptes-rendus

• Gestion des agendas et prise de rendez-vous

• Organisation des réunions internes et préparation des supports si besoin

• Classement, archivage et mise à jour des documents (Drive, outils internes)

2. Suivi commercial & clients

• Suivi du portefeuille clients en cours : relances, points de contact, informations à transmettre

• Préparation et envoi des devis et propositions commerciales (en lien avec la direction)

• Relance des devis non signés selon les délais définis

• Mise à jour du CRM et des tableaux de suivi clients

• Onboarding des nouveaux clients : transmission des documents, accès, premières informations

3. Facturation & suivi financier

• Émission des factures clients en lien avec les prestations validées

• Suivi des règlements et des échéances

• Relance des impayés selon un process défini

• Interface avec le cabinet comptable (transmission de pièces, réponse aux demandes)

• Suivi des factures fournisseurs et sous-traitants (Maison Poivre et Sel, Studio Love Lace, SeenUp et autres)

4. Coordination interne

• Lien entre la direction, les équipes de production et les partenaires de l’écosystème

• Transmission des briefs, informations clients et éléments de production aux bons interlocuteurs

• Suivi de l’avancement des projets en cours et alerte en cas de retard ou d’oubli

• Aide à la mise à jour des outils de pilotage (Trello, Drive, tableaux de bord)

5. Polyvalence & support opérationnel

• Participation à l’amélioration des process internes

• Gestion des commandes de fournitures et des besoins logistiques courants

• Toute tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement de l’agence

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : Jusqu'à 32 161,64€ par an

Avantages :

• Travail à domicile occasionnel

Lieu du poste : En présentiel