Les actualités Glassdoor

Comment organiser une réunion de travail efficace

Publié par Sélim Niederhoffer

April 23, 2021

Comment organiser une réunion de travail efficace ?

Vous lisez “réunion travail 14h” sur votre emploi du temps et vous savez déjà que vous avez perdu votre après midi ? Vos réunions au travail sont peut-être inefficaces et vous font perdre du temps.

Vous voulez accélérer la cadence et faire des réunions efficaces ?

Découvrez les 6 règles à respecter pour organiser une réunion de travail efficace !

Qu’est-ce qu’une bonne réunion de travail ?

Une bonne réunion de travail, c’est une réunion dans laquelle vous êtes utile, et qui permet à votre équipe d’avancer sur vos projets en cours.

Mais pour réussir votre réunion de travail, vous devez respecter un certain nombre de règles qui sont souvent oubliées.

Si 98% des cadres pensent que les réunions sont utiles d’après un sondage IFOP, 9 personnes sur 10 se sont déjà senties inutiles lors d’une réunion de travail.

Près de trois quart des salariés déclarent d’ailleurs qu’ils font souvent autre chose pendant leurs réunions car il y en a trop : on parle ironiquement de réunionite aiguë, la maladie de l’entreprise.

Une bonne réunion de travail, c’est donc une réunion qui évite les erreurs suivantes :

  • Tout le monde donne son avis mais personne ne se positionne fermement
  • Des personnes qui ne participent pas à la décision apportent des contradictions sans raison, pour le plaisir de débattre et d’entendre le son de leurs voix. 
  • Les participants parlent d’autre chose et personne ne les interrompt.
  • La réunion dure trop longtemps et s’arrête sur des détails insignifiants.

Une bonne réunion de travail, c’est une réunion dont vous sortez motivé et prêt à agir, pas une réunion d’où vous sortez fatigué car elle était interminable.

Les bonnes réunions vous permettent d’éviter les surcharges de travail, elles n’en sont pas la cause.

Pour être certain d’organiser une réunion de travail efficace, découvrez les 6 règles majeures à respecter !

Comment organiser une réunion de travail efficace ?

Règle 1 : Quels sont les objectifs de vos réunions ? Définissez-en un !

La première règle pour organiser votre réunion, c’est d’avoir une bonne raison de tenir cette réunion.

Par habitude, les managers ont tendance à faire des réunions pour se tenir au courant de l’avancée de projets.

N’organisez pas de réunions hebdomadaires si elles ralentissent vos équipes.

Vous pouvez tenir vos équipes au courant de l’avancement des projets via des outils de gestion de projet comme Trello ou BaseCamp, ou grâce aux outils de discussion en ligne professionnels comme Microsoft Teams et ou Slack.

En effet, grâce à ces logiciels, vous pouvez soit ajouter tout votre service dans une discussion commune ou un espace collaboratif pour les tenir au courant, soit organiser des visioconférences qui leur permettent de faire autre chose en même temps.

N’organisez votre réunion que si vous avez besoin de la présence des autres membres pour avancer sur un projet. Vous pouvez l’organiser si vous avez besoin d’un moment d’idéation, d’avoir leur réaction en direct ou pour prendre une décision importante.

Si vous avez besoin de faire circuler l’information, ne faites une réunion que s’il s’agit de quelque chose d’important. Sinon, un simple mail suffira et ira plus vite qu’une longue réunion inutile. 

Pour définir votre objectif, vous pouvez utiliser le modèle SMART.

Ce modèle a été inventé dans les années 1980 par un économiste américain nommé George T Doran. En utilisant les concepts du Management par Objectifs, il a conçu un modèle pour définir des objectifs concrets.

Définissez vos objectifs en respectant les règles suivantes :

  • Specific (Précis) : votre objectif doit être simple et précis. Vous devez pouvoir vous dire “je l’ai atteint” ou “je ne l’ai pas atteint”, et  “nous nous éloignons de notre sujet”. Si tous les sujets semblent correspondre à votre objectif, c’est qu’il n’est pas assez précis.
  • Measurable (Mesurable) : Pour être précis, vous devez quantifier votre objectif. Par exemple, si vous brainstormez des idées de nouveaux produits, fixez-vous un nombre de 3 propositions, 5 propositions à donner à la fin de la réunion. Un chiffre !
  • Acceptable (Atteignable) : Votre objectif doit être crédible. Vous ne trouverez pas 20 idées de produits marketing en 45 minutes. Fixez un objectif atteignable par vos équipes dans le temps donné, sinon vours risquez de démotiver vos collaborateurs. 
  • Relevant (Pertinent) : L’objectif que vous fixez doit vous permettre ainsi qu’à vos équipes de continuer leur travail. Si ce n’est pas le cas, pas de réunion.
  • Time Bound (Limité dans le temps) : Fixez-vous une durée limite pour votre réunion. Idéalement, ne dépassez pas 1h15 de réunion. Sinon, vos collaborateurs se déconcentreront.

Votre objectif doit toujours respecter le modèle SMART. Si ce n’est pas le cas, redéfinissez votre objectif ou annuler votre réunion.

Règle 2 : Invitez les bonnes personnes

Vous avez déjà checké vos mails, vous vous êtes déjà perdu sur internet pendant une réunion car vous n’aviez rien à dire ? De nombreux managers font l’erreur d’inviter trop de monde lors d’une réunion.

Pour éviter cette erreur, vous ne devez inviter que les collaborateurs qui ont quelque chose de concret à apporter.

Par exemple, vous pouvez vous inspirer de la règle des deux pizzas. Cette idée a été popularisée par Jeff Bezos, le fondateur et ancien directeur général d’Amazon.

Le principe de la règle des deux pizzas est simple : n’organisez jamais une réunion dans laquelle 2 pizzas ne suffisent pas à nourrir tous les participants.

Concrètement, cela signifie que vous ne devez pas inviter des salariés “au cas où” ils aient quelque chose à ajouter, ou “pour qu’ils soient au courant”. Seuls ceux qui auront un rôle actif doivent être présents dans votre réunion.

Utilisez ce principe avec efficacité. Si vous commencez à réfléchir à la taille des pizzas ou à ce que mange chaque participant, vous invitez probablement trop de monde.

Pour rassurer les personnes que vous n’invitez pas, envoyez-leur régulièrement des compte-rendus par mail et des débriefings. Ce sera amplement suffisant.

Règle 3 : Envoyez les informations en amont

Pour gagner du temps, et pour être efficace dès le début, envoyez à tous les participants l’objectif de votre réunion.

Cela aura deux effets. D’une part, vous montrez que cette réunion va être utile et efficace. Cela les motivera à venir.

D’autre part, vous les préparez à évoquer le sujet que vous avez choisi. La réunion démarre donc plus vite : pas la peine de faire de récap comme pour les séries, “précédemment dans Lost”.

Que ce soit par mail ou dans votre logiciel de gestion des emplois du temps, ajoutez tous les documents et toutes les informations nécessaires pour que vos collaborateurs arrivent prêts et informés en début de la réunion.

Par exemple, si les participants doivent lire un article, un rapport, des communiqués, mettez le lien directement sur l’invitation ou dans le mail.

S’ils doivent préparer des idées, demandez clairement de venir avec une ou deux idées au préalable.

Pour responsabiliser encore plus les participants, vous pouvez leur donner un rôle précis ou des recherches à faire en amont.

De cette manière, vous démarrez dès le début de votre réunion et chaque personne a un rôle précis et actif.

Maintenant que vous avez bien préparé votre réunion de travail, découvrez comment garder le fil pendant la réunion !

Quelles sont les étapes d’une réunion efficace ?

Règle 4 : utilisez des formes dynamiques de réunion

Pour que la réunion soit plus efficace, organisez des réunions en changeant leur forme.

Par exemple, vous pouvez déplacer votre lieu de réunion à l’extérieur.

De nombreuses entreprises proposent des salles de réunion bien équipées à la location. Ces salles de réunions vous permettent de casser les habitudes et d’améliorer la créativité de vos salariés.

Dans l’entreprise, vous pouvez aussi organiser des stand-up meetings. Cela vous permet de faire votre réunion dans une salle plus petite, ce qui rendra votre organisation plus facile.

De plus, les réunions debout ont prouvé leur efficacité. Des chercheurs de l’Etat du Missouri aux Etats-Unis ont réalisé une expérience pour comparer les effets des réunions debout et des réunions traditionnelles.

Les résultats de l’étude ont montré que les salariés qui font une réunion debout sont plus performants que les autres.

En effet, le fait de rester debout est inconfortable. Cela pousserait les participants à partager plus d’idées plus vite et d’aller à l’essentiel.

Mais le fait d’être debout aurait aussi un effet positif sur l’engagement des participants.

Bouger librement, ne pas être bloqué sur sa chaise en se cachant derrière son téléphone permettrait d’intégrer tous les participants à la réunion, même ceux qui d’ordinaire sont les plus effacés.

Dernière astuce : pour que vos participants échangent plus facilement, rendez le moment de la réunion plus convivial en préparant du café ou un jus de fruit. Cela peut vous sembler insignifiant, mais le fait de manger et boire améliore les rapports entre les participants d’une réunion.

L’ambassadeur de France Philippe Faure a d’ailleurs déclaré que l’art culinaire a toujours été utilisé pour créer une ambiance de détente, de bonne humeur et faciliter les négociations.

Les réunions debout sont des pratiques courantes dans l’industrie automobile, chez Valeo par exemple, ou chez Sephora avant l’ouverture des boutiques.

Règle 5 : Recadrez la discussion intelligemment

Trop souvent, lors de réunions, le sujet de discussion s’éloigne peu à peu de votre objectif. Vos participants évoquent des sujets connexes, puis des sujets en lien avec les sujets connexes jusqu’à ne plus parler du thème que vous avez défini.

Le problème, c’est que les réunions sont l’occasion pour les salariés de briller devant leurs collègues, de se faire remarquer par leurs supérieurs. C’est un moment que les individus utilisent pour recevoir une forme de reconnaissance individuelle.

C’est la sujet qu’aborde le livre humoristique 100 trucs infaillibles pour avoir l’air intelligent en réunion.

Si vous voulez organiser une réunion efficace, ce glissement progressif est votre adversaire. En tant que responsable, apprenez à recadrer la conversation calmement lorsqu’elle s’éloigne de votre sujet.

Pour cela, vous avez plusieurs solutions.

Vous pouvez couper court à la conversation, mais vous risquez de mettre mal à l’aise ou de mettre en colère vos salariés si vous le faites trop froidement.

Pour éviter les conflits, faites-le de manière plus subtile. Attendez que vos collaborateurs finissent leur phrase et demandez en quoi ce sujet va vous permettre d’atteindre votre objectif à la fin de la réunion.

Une autre méthode que vous pouvez utiliser consiste à noter les sujets annexes qui émergent pendant la réunion sur un post-it et de les évoquer plus tard, à la toute fin de la réunion.

Faire cela vous permettra de recadrer le sujet sans remettre en question vos participants. Et en général, à la fin de la réunion, personne ne voudra revenir sur les sujets annexes !

Règle 6 : Faites court pour être productif 

La réunion que vous organisez doit être la plus courte possible.

Bien sûr, cela ne signifie pas que vous devez bâcler votre travail. Mais en règle générale, vous pouvez évoquer tous les sujets pour prendre une décision ou brainstormer en moins d’une heure.

Ne pas fixer de deadline est une erreur commune chez les managers. L’idée, c’est que comme ils ne savent pas combien de temps cela peut prendre, ils préfèrent ne rien prévoir d’autre après, et la réunion s’éternise.

(Il s’agit de l’application de la loi des gaz, aussi connue sous le nom de loi de Parkinson : si on dispose d'un délai important pour accomplir une tâche, on aura tendance à consommer la totalité du temps imparti)

C’est une erreur que vous ne devez pas faire.Optez pour l’approche inverse : en vous fixant une limite, vous obligez votre cerveau à penser plus rapidement, vous poussez les participants à être actifs et efficaces pour finir à temps.

C’est en limitant votre temps que vous aurez les meilleurs résultats, même si finalement vous débordez de 5 ou 10 minutes.

Ce conseil est particulièrement efficace pour les réunions de présentation.

Dites à vos salariés que leurs powerpoint ou leur keynote doivent être brefs.

Souvent, les salariés ont peur d’oublier un détail important. Ils s’efforcent alors d’être exhaustifs.

Cela donne des présentations à rallonge, bourrées de détails insignifiants qui font décrocher tous les participants à la réunion.

Donnez comme consigne de respecter la règle des 10/20/30.

Cette règle a été conçue par l’un des premiers responsables Marketing de chez Apple, Guy Kawasaki.

Cette règle est simple. Lorsque vous faites une présentation, vous devez avoir 10 slides au maximum, parler pendant 20 minutes en tout et écrire vos slides en police 30.

Si vos employés tiennent à envoyer des informations supplémentaires, ils peuvent le faire par mail après la réunion.

Cette règle est arbitraire, mais très efficace. Cela oblige vos salariés à être concis, à donner les informations les plus importantes uniquement. Cette méthode a un effet bénéfique sur vos participants qui n’auront pas le temps de décrocher.

Conclusion : organiser une bonne réunion de travail, est-ce être totalement professionnel ?

Même si vous essayez de votre mieux, vous ne serez jamais 100% efficace en réunion.

Les réunions sont des moments sociaux, des moments d’échange. Ils ne peuvent pas être optimisés au maximum.

Lorsque vous organisez des réunions de travail, votre but doit être de ne pas perdre plus de temps que la réunion doit vous en faire gagner.

Ne visez pas une attitude sérieuse à 100%. Visez 80% d’efficacité, et 20% de politesses, de blagues, de sujets annexes. C’est ce qui vous permettra de tenir le rythme à la longue.

PS : n’oubliez pas que ces conseils s’appliquent aussi pour les réunions en visioconférence. N’hésitez pas à relire notre article pour bien manager votre équipe en télétravail.

Accueil du blogLes actualités GlassdoorComment organiser une réunion de travail efficace