Réunionite aiguë : comment éviter les réunions improductives dans votre entreprise

Vous pensez que votre entreprise souffre de réunionite aiguë ?

Nos entreprises françaises sont visiblement championnes quand il s’agit d’organiser trop de réunions : selon une étude réalisée par Barco sur 3000 cadres, les réunions à l’échelle mondiale durent 48 minutes, pour 57 en France.

Si vous perdez du temps dans des réunions inefficaces, des réunions trop longues, des réunions improductives, avec des personnes qui n’ont rien à dire, le verdict est clair : votre département ou votre entreprise est atteinte de réunionite aiguë !

Sans le savoir, vous avez probablement des alliés qui comme vous veulent gagner du temps en réunion.

Découvrez comment éviter les réunions improductives dans votre entreprise !

La réunionite aiguë : définition et caractéristiques

Réunionite est un terme ironique qui désigne la mauvaise habitude d’organiser des réunions inefficaces et trop nombreuses sans raison.

Si la réunionite est si répandue, c’est parce que les réunions restent une pratique managériale fondamentale pour les entreprises.

98% des cadres interrogés lors d’une enquête menée par le cabinet Perfony et Ipsos jugent les réunions utiles. En moyenne, sur toute sa carrière, un cadre passera 16 ans en réunion.

3H07 de réunion par jour, mais qui sont mal utilisées.

En effet, d’après l’enquête menée par Perfony, trois quart des cadres estiment que les réunions leur font perdre du temps et les empêchent d’être plus productifs.

D’après une autre étude menée par OpinionWay en 2017 auprès de 1000 salariés, seule une petite moitié des réunions réalisées (52%) sont considérées comme productives.

Et le confinement n’a pas mis un terme à la réunionite aiguë. Désormais, aux longueurs de réunions s’ajoutent les bugs et problèmes de micros sur Zoom ou Teams.

À quoi reconnaît-on une réunion inefficace ?

Pour des raisons d’anonymat, nos témoins ont demandé à ne pas être cités.

Franck siège au COMEX d’une grande entreprise informatique. Il vient de devenir COO et nous confie en avoir marre de passer la moitié de sa journée en réunion.

“Je passe mon temps à écouter des gens qui se répètent, qui tournent autour des sujets. Mon job, c’est plutôt de regarder les chiffres, de comprendre les points de vue, mais j’aime l’efficacité. Ces réunions à rallonge sont un calvaire pour moi.”

Claire travaille depuis 4 mois dans une ETI en région. Son entreprise n’est pas épargnée par la réunionite aiguë, mais elle n’a pas osé le mentionner dans son rapport d’étonnement :

“Malheureusement, les patrons ont encore du mal avec le télétravail et ils sont devenus encore plus anxieux depuis les confinements. Résultat : nous faisons partie de ces entreprises où ont lieu des réunions le lundi matin 08H30 et le vendredi soir 17H30 pour être sûr que nous sommes tous à notre poste.”

Les points communs entre tous les témoignages récoltés sont les suivants :

Pourquoi la réunionite perdure ?

La réunionite perdure pour deux raisons.

Premièrement, la réunionite existe car les entreprises sont avant tout des organisations, au sens sociologique, c'est-à-dire un groupe d’individus qui interagissent. Elles ont un fonctionnement réglé par les dynamiques sociales, donc jamais optimal.

La réunion est souvent un rituel. C’est une habitude ancrée dans la culture de votre entreprise et il vous sera difficile de la remettre en cause, et ce peu importe votre poste.

Si vous n’êtes qu’un simple participant, vous vous sentez obligé d’y aller pour plaire à votre patron, pour montrer que vous êtes présent.

Si vous êtes l’organisateur de la réunion, vous vous dites :

Tous ces liens sociaux favorisent la tenue de réunions inutiles et improductives.

Deuxièmement, la réunionite perdure car impulser le changement est difficile dans une entreprise qui a développé cette mauvaise habitude.

Remettre en cause une réunion, c’est prendre le risque de se mettre l’équipe à dos en passant pour quelqu’un de peu sociable. C’est prendre le risque qu’on vous critique pendant la réunion.

Pour faire carrière et progresser dans votre entreprise, vous devez montrer que vous êtes présent, tisser des liens, nouer des alliances. Et c’est souvent dans les réunions que vous pouvez marquer des points pour améliorer la perception que vos collègues et vos N+1 ont de vous.

Enfin, le troisième problème c’est que vous devez être présent aux réunions pour être au courant des nouveautés.

S’il n’y a pas de comptes rendus de réunion ou d’outil de suivi de projet efficace, vous risquez de passer à côté d’informations cruciales, et d’être en décalage avec vos collègues.

Vous avez retenu nos meilleurs conseils pour être efficaces lors d’une visioconférence ? Découvrez maintenant comment vous débarrasser de la réunionite !

Soignez la réunionite en tant qu’animateur

Si vous organisez une réunion, respectez ces 3 règles pour la rendre productive.

Règle 1 : votre réunion doit être nécessaire pour avancer sur votre projet

Vous avez peut-être eu le réflexe d’organiser une réunion par habitude alors que ce n’est pas la peine.

Posez-vous les bonnes questions :

Souvent, un mail qui résume l’avis de vos collègues peut remplacer une réunion.

N’organisez une réunion que si vous avez besoin de laisser les idées fuser ou si vous avez besoin de réfléchir ensemble en direct.

Par exemple, si vous voulez brainstormer pour trouver le nom de votre nouveau produit, vous pouvez organiser une réunion pour que les idées des uns donnent des idées aux autres.

Si vous cherchez la raison de l’échec de votre dernier lancement de produit, vous pouvez simplement poser la question par mail aux personnes que vous pensiez inviter.

Chacun donnera son avis directement, dans un temps mort, et cela vous permettra de gagner du temps et de faire gagner du temps à votre équipe.

Règle 2 : vos participants doivent être nécessaires au bon fonctionnement de la réunion

N’invitez pas trop de monde à la réunion.

Les chercheurs américains des universités de Wharton et de Babson, Rob Cross, Reb Rebele et Adam Grant, ont publié en 2018 un article dans la Harvard Business Review sur le concept de  surcharge collaborative.

Ce concept explique le fait que trop de collaboration nuit à la qualité de vie au travail et à la performance des salariés.

La collaboration nécessite une bonne capacité d’écoute, de maîtrise de soi.

Elle nécessite de se concentrer sur les autres. Ces actions consomment de l’énergie, fatiguent les salariés qui finissent par être trop sollicités, ce qui nuit à leur qualité de vie au travail et à leur performance.

In fine, le processus de réunion fatigue plus que le travail en lui-même.

Pour éviter cela, n’invitez que les personnes nécessaires à la réunion.

Demandez-vous si les personnes que vous invitez doivent impérativement donner leur avis. Si elles ne sont présentes que pour être tenues au courant, dites-leur que leur présence n’est pas requise.

C’est la fameuse règle des 2 pizzas développée par Jeff Bezos, le patron d’Amazon : si vous avez besoin de plus de deux pizzas pour nourrir tous les participants de votre réunion, c’est que vous avez invité trop de monde !

Règle 3 : chaque étape de votre réunion doit être nécessaire

Lorsque vous organisez votre réunion, vous devez respecter plusieurs points.

Premier point, vous devez définir un ordre du jour concis et clair et vous fixer un objectif.

Cet objectif peut être de prendre une décision, de récolter les idées des participants. Vous pouvez aussi organiser une réunion pour définir ensemble les objectifs à atteindre pour votre service ou résoudre un problème urgent.

Mais dans tous les cas, vous devez énoncer clairement cet objectif. Dès l’invitation que vous envoyez, décrivez le but de la réunion. Vos participants arriveront ainsi avec votre objectif en tête et ils s’éloigneront moins du sujet.

Deuxième point, demandez de faire des préparations en amont.

Indiquez sur l’invitation les documents que chaque participant doit connaître. Les participants se sentiront plus impliqués et vous gagnerez du temps lors de la réunion.

Troisième point, vous devez mettre une limite temporelle. Visez 45 minutes ou une heure.

Vous pensez peut-être qu’il est plus prudent de ne pas fixer de limite temporelle, au cas où vous devriez travailler plus longtemps que prévu ?

Nous vous invitons au contraire à suivre la loi de Parkinson : si on dispose d'un délai important pour accomplir une tâche, on aura tendance à consommer la totalité du temps imparti.

L’inverse est vrai aussi : si vous créez un sentiment d’urgence, “45 minutes pour cette réunion”, le problème sera résolu plus vite. La contrainte temporelle nous aide à nous concentrer et à aller plus vite !

Encore plus de conseils pour organiser une réunion de travail efficace par ici.

Soignez la réunionite en tant que participant

Si vous êtes pris au piège dans une réunion inefficace ou interminable mais que vous n’êtes que participant, vous pouvez agir… à condition de bien vous y prendre.

Vous devez influencer la réunion mais de manière discrète.

Si vous vous mettez trop en avant, l’animateur de la réunion risque de mal le prendre. Il peut penser que vous voulez prendre le leadership à ses dépens ou que vous le jugez incompétent.

Ce que vous pouvez faire, c’est poser des questions ou faire des remarques non directives pour faire avancer la réunion ou recadrer le sujet sans vous faire remarquer.

Par exemple, si vous sentez que les participants perdent de vue l’objectif de la réunion, vous pouvez dire “notre but, c’est quoi déjà ? Prendre une décision sur la sortie de notre produit ?” ou demander directement à l’organisateur “J’allais faire une remarque mais je ne sais pas si c’est bien dans le sujet. Tu peux nous rappeler le but de la réunion ?”

L’autre solution, c’est d’éviter de vous rendre à la réunion.

Pour prendre votre décision, demandez-vous si la réunion est régulière et si vous devez intervenir de manière spécifique. Si ce n’est pas le cas, n’y allez pas, à moins que votre supérieur ne vous y convoque expressément.

Préparez une excuse comme “Je veux vraiment boucler ce dossier avant ce soir” ou “Je préfère utiliser ce moment pour avancer sur tel projet urgent” et vous augmenterez vos chances de pouvoir éviter la réunion.

Soignez la réunionite … en trouvant des alternatives aux réunions

La dernière solution pour éviter la réunionite, c’est de ne pas faire de réunion. Des solutions alternatives existent.

Vous pouvez remplacer les réunions de projet et les réunions d’informations par des outils numériques.

Lorsque vous travaillez sur un projet, utilisez des outils comme Trello ou BaseCamp.

Grâce à ces applications, vous pouvez tenir facilement vos équipes au courant de l’avancement des projets et des tâches à faire.

Vos équipes peuvent regarder l’avancement du projet en un coup d'œil. C’est plus efficace que bloquer du temps pour tout le monde.

Pour faire passer une information, utilisez des outils de discussion comme Slack ou Microsoft Teams, et créez des groupes de projets et de service.

Lorsque vous devez faire parvenir une information, envoyez un message groupé. Vous verrez en temps réel lorsque les participants ont reçu le message, et vous saurez que tout le monde l’a vu.

Enfin, vous pouvez vous pencher sur les alternatives aux réunions classiques avec le Standing meeting par exemple, ou le “co-walking”, qui est un nom original pour dire que vous parlez de boulot pendant une promenade !

(Procédé que vous verrez notamment dans la superbe série The West Wing, écrite par Aaron Sorkin. On le considère comme le maître du “walking and talking”)

Si vous êtes obligé d’aller en réunion…

Essayez de vous occuper en lisant vos mails. Créez une boîte mail “réponse nécessaire” pour pouvoir faire facilement un tri discret pendant vos réunions, et vous perdrez moins de temps !

Et si vraiment votre entreprise vous noie sous les réunions, n’hésitez pas à consulter nos offres d’emplois pour trouver un nouveau job ailleurs !