Comment annoncer l’arrivée d’un nouveau salarié ?
Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer, auteur et expert carrière à Glassdoor | 5 sept. 2022
Vous êtes sur le point d’intégrer un nouveau collaborateur dans votre équipe ? Du premier message de bienvenue à l’annonce de l’arrivée du petit nouveau aux collègues, cette étape du recrutement est importante pour préparer votre équipe au changement et faciliter l’intégration de votre nouvelle recrue.
Une façon simple et efficace d’accueillir un nouvel employé est de créer une campagne d’e-mails de bienvenue que vous pouvez automatiser afin de gagner du temps.
Il s’agit de déterminer quelles informations clés vous souhaitez diffuser et comment vous allez le faire, avant et après l’arrivée du nouveau salarié.
Voyons en détail le contenu des e-mails d’une telle campagne, tant pour le nouveau salarié que pour tous les collaborateurs déjà présents.
(Dans cet article, retrouvez nos exemples d’e-mails pour vous aider à créer les vôtres.)
Sommaire
- Qu'est-ce qu'un e-mail de bienvenue pour les nouveaux collaborateurs ?
- En quoi est-ce important de créer une campagne d'e-mails de bienvenue pour les nouveaux employés ?
- Que doit contenir une campagne d'e-mails de bienvenue pour les nouveaux collaborateurs ?
- Comment annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ?
Qu'est-ce qu'un e-mail de bienvenue pour les nouveaux collaborateurs ?
Une campagne d’e-mails de bienvenue est une série d'e-mails envoyés à intervalles définis pour intégrer le nouvel arrivant dans l’entreprise. Il s'agit de fournir à ce dernier les informations nécessaires avant et après son arrivée dans l’entreprise.
Un travail qui peut paraître fastidieux au premier abord mais qui présente l’avantage de faciliter l’intégration d’une nouvelle personne dans un écosystème déjà en place.
Pour une arrivée des plus fluides, envoyez les premiers mails quelques jours avant la date d'entrée en fonction de votre nouvel employé.
En quoi est-ce important de créer une campagne d'e-mails de bienvenue pour les nouveaux employés ?
Le principe est de vous démarquer des autres recruteurs en appliquant ces trois conseils :
1. Établissez des bases relationnelles saines
Pour le nouveau collaborateur, intégrer un nouvel environnement de travail est une expérience à la fois grisante et angoissante.
Pour vous, recruteur, accueillir un nouvel élément dans un système déjà en place pose la question de son intégration.
Vous avez donc tout intérêt à faciliter l'arrivée du nouveau collaborateur, autant que possible.
Comment ?
- Maintenez la communication tout au long du processus de recrutement.
- Souhaitez-lui la bienvenue lorsque le recruté a accepté l’offre.
- Explicitez les processus d’onboarding (formalités, rendez-vous RH, etc.).
- Annoncez son arrivée aux collaborateurs déjà en place.
La période la plus sensible est le délai qui s’écoule entre la réception de votre offre par le candidat et sa réponse. Il s’agit d’une période durant laquelle le contact est souvent rompu, ce qui permet aux profils les plus demandés de tenter leur chance auprès d’autres entreprises.
Envoyez donc une série d’e-mails de bienvenue bien sentis aux nouveaux employés pour :
- maintenir le contact et leur intérêt,
- les tenir informés,
- et vous démarquer des autres boîtes en cultivant une bonne relation avec eux.
En résumé : maintenez la communication avec les candidats que vous avez sélectionnés pendant toutes les étapes du recrutement.
2. Répondez aux questions avec rapidité et efficacité
Un service RH débordé peut parfois mettre beaucoup de temps à répondre aux questions que leurs nouveaux employés se posent pendant la période d'accueil.
Pour maintenir l’intérêt de ces derniers, anticipez leurs questionnements en y répondant par avance dans votre séquence d’e-mails de bienvenue.
Diffusez des informations utiles et inspirantes sur l’entreprise.
Pour la rédaction de ces e-mails, faire appel à un rédacteur/copywriter professionnel pourra être une idée judicieuse. Celui-ci vous aidera à créer et organiser l’envoi du contenu d’accueil, une bonne fois pour toute.
Aussi, assurez-vous de délivrer de la valeur, c’est-à-dire, des informations pertinentes sur le fonctionnement de l'entreprise, et évitez la surcharge d’informations.
L’intérêt de préserver une communication constante est de réduire les frustrations liées aux réponses tardives d’un service RH débordé.
Enfin, dotez-vous d’un bon autorépondeur qui vous permettra d’automatiser vos messages et de répondre à tous ceux que vous aurez reçus.
3. Nourrissez l’envie de vos nouveaux employés
Le contenu que vous envoyez doit être unique, utile et ultra-spécifique.
Dans l’idéal, intéressez-vous aux centres d’intérêts de vos nouveaux collaborateurs.
Faites de votre mieux pour qu’ils se sentent à leur place dans votre entreprise. Établissez un rapport humain avec vos nouvelles recrues pour vous assurer des employés loyaux et motivés.
Que doit contenir une campagne d'e-mails de bienvenue pour les nouveaux collaborateurs ?
L’idéal est d’avoir en votre possession une ligne éditoriale - encore mieux, une charte - pour encadrer toute la communication d’entreprise (interne et externe).
Cette charte donne une cohérence à toute votre communication et vous aide à adopter le ton et la charte visuelle adéquats de l’entreprise.
Surtout, en définissant les valeurs de l’entreprise (son identité), elle vous permet de lancer une réflexion sur le message à faire passer et la manière de le faire.
Cependant, la charte éditoriale est une pratique encore trop peu répandue dans les entreprises.
En l’absence de ligne édito, ou pour vous aider à en créer une, voici une liste de sujets sur lesquels vous pouvez communiquer pour préparer l'intégration du salarié dans l'entreprise :
1. Communiquez sur la préparation des outils de travail du salarié
Tenir votre futur collaborateur informé de l’avancée des préparatifs est une façon élégante de lui montrer que son arrivée est attendue et préparée avec sérieux.
Par exemple, communiquez sur les éléments suivants :
- Préparation du poste de travail : ordinateur et téléphone fonctionnel
- Préparation des clés/badges d'entrée
- Création de compte informatique et d'une adresse e-mail
- Mise à disposition des fournitures nécessaires (crayons, cartes de visites, bloc notes, etc.)
- Transmission des identifiants de compte.
2. Communiquez sur l'arrivée du salarié dans l'entreprise
- Organisez la première journée du salarié
- Informez les collaborateurs de l'arrivée du nouveau salarié
- Préparez et transmettez un livret d'accueil / un kit de bienvenue
- Détaillez le processus d'intégration du salarié
- Indiquez le nom de la personne en charge de l'intégration du recruté
- Organisez le pot de bienvenue
- Présenter le programme de la première journée / semaine (visite des locaux, présentation de l'entreprise, présentation de l’équipe, expliquer les procédures de travail de chaque service, etc.).
3. Après la première journée
- Échangez avec le recruté sur sa première journée
- Répondez à ses questions, aidez-le à bien comprendre votre entreprise, vos produits et vos clients.
Il s’agit d’une liste non exhaustive que vous pourrez compléter au gré des pratiques de votre entreprise, sa culture, et la liberté de champ qui vous est accordée.
Et voilà ! Vous venez de préparer votre nouvel arrivant à vous rejoindre. Voyons maintenant comment annoncer l’arrivée du nouveau collaborateur à ses futurs collègues.
Comment annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ?
1. Envoyez un e-mail en interne
Officialiser l’arrivée d’un nouveau salarié est une étape importante.
Une possibilité rapide et efficace pour ce faire est d’envoyer un e-mail à tous les collaborateurs de l’entreprise en mentionnant les informations clés du futur collègue :
- le prénom et le nom de la personne recrutée,
- l’intitulé de son poste,
- le service dont elle fait partie,
- les missions confiées,
- le type de contrat,
- et la date d’arrivée.
Accompagnez cet e-mail de l’organigramme mis à jour afin que chacun visualise la place de la nouvelle recrue dans la structure.
Mentionnez aussi le rôle des membres de l’équipe existante par rapport au nouvel employé :
- Qui est le manager ?
- Qui travaillera avec ce collaborateur ?
Voici un exemple d’e-mail :
Bonjour à tous,
J’ai le plaisir de vous annoncer l’arrivée de Marie Dupont dans notre service Communication.
Elle nous rejoint en tant que Chief Marketing Manager à partir du vendredi 11 avril 2022, en CDI.
Sa mission principale est de définir la communication externe de notre société.
Sa manager est Riri et elle travaillera notamment en collaboration avec Fifi.
Merci à Loulou qui sera son parrain.
Vous trouverez ci-joint l’organigramme mis à jour.
Je compte sur vous pour l’accueillir chaleureusement dans notre équipe.
2. Annoncez l’arrivée lors d’une réunion d’équipe
À l’occasion d’une réunion d’équipe, partagez le profil du nouveau collaborateur avec sa photo et quelques informations qui pourraient intéresser votre équipe (demandez l’accord de votre futur collègue avant de révéler des informations qu’il ne souhaite pas partager).
Une autre façon d’en apprendre un peu plus sur le nouvel arrivant, de connaître ses passions et de se trouver les premiers points communs.
Par exemple, préparez une jolie fiche de présentation sous l’application Canva avec :
- sa photo
- sa date de naissance
- son poste
- ses centres d’intérêts
3. Diffusez l’information dans vos bureaux
Imprimez cette fiche de présentation et diffusez-la dans vos bureaux.
Vous pouvez créer un trombinoscope des employés et l’afficher en salle de pause, par exemple. Cet affichage permettra aux collaborateurs d’identifier leur nouveau collègue et donnera à ce dernier une vue d’ensemble de ses collègues à son arrivée.
Si vous avez un calendrier commun au service, ajoutez sa date d’anniversaire !
4. Publiez l’arrivée dans une newsletter ou le journal interne
À l’approche de la date d’arrivée de votre nouveau collaborateur, rappelez l’information dans le journal interne ou dans la newsletter de l’entreprise.
D’un style plus informel que le mail, cet outil de communication permet d’entretenir l’esprit d’équipe et d’en savoir un peu plus sur les valeurs de votre nouveau collègue.
Un exemple de message (dans une tonalité informelle) :
“Cette semaine, nous accueillons un nouvel arrivant dans l'équipe : Marie Dupont.
Bonjour Marie, qui es-tu et que viens-tu faire ici ?
Marie : "Tout d'abord merci de m'accueillir. Dans la vie, je suis passionnée de communication et j’aime bien les chiffres. J’apprécie de faire gagner du temps aux gens et les chats tout mignons. Et chez Marketing2fou je vais faire exactement ça (à part peut être pour les chats). Ça veut dire mettre en place des systèmes pour optimiser les canaux d’acquisition de la boîte, mais aussi permettre aux équipes de prendre des décisions basées sur des données concrètes plutôt que sur l'intuition uniquement."
Une camarade de plus dans l'aventure ! Et si vous avez un message pour Marie, ça se passe ici : contact@marketing2fou.com
Bonne lecture !”
5. Organisez un événement d’intégration
Avant le premier jour travaillé dans l’entreprise, vous pouvez organiser ce qu’on appelle un événement de “pré-boarding”, un événement d’intégration avec le nouveau salarié et ses futurs collègues.
Par exemple :
- café en visioconférence,
- déjeuner au restaurant,
- goûter d’entreprise,
- séjour de team building…
Avec la participation de vos collaborateurs, cet événement permettra de tisser les premiers liens dans l’équipe.
Et pour un onboarding aux petits oignons : Demandez un rapport d’étonnement !
Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer est un auteur expert sur le sujet de la carrière et de l'emploi pour le blog de Glassdoor. Découvrez son expérience et ses articles.
