Conseils de carrière

Absence pour urgence familiale

Publié par Sélim Niederhoffer

Dernière mise à jour : 7 septembre 2022
|9 lecture min.

Au long de votre vie professionnelle vous serez parfois amené à demander un congé pour urgence familiale.

Certains employeurs comprennent que tout ne peut être prévu à l’avance, mais savoir demander un congé pour raison familiale est une compétence professionnelle qu’il est bon de pratiquer en prévision de ces moments qui peuvent être stressants.

Votre employeur appréciera votre professionnalisme. Maintenir un haut niveau de communication montrera que vous tenez à votre job et que vous respectez vos collègues, votre équipe et l’entreprise. 

Voyons quelles sont les absences autorisées, comment demander et justifier une absence pour raison familiale et comment celle-ci est indemnisée.

Dans cet article, retrouvez un exemple de mail pour vous aider à écrire le vôtre en cas de besoin.

Qu’est-ce qu’une absence pour raison familiale ?

Le congé pour raison familiale est une période qui vous est octroyée par votre employeur dans le but de prendre soin d’un membre de votre famille proche victime d’un accident, une maladie soudaine, ou tout autre urgence médicale qualifiée.

Le ministère du Travail de l’Emploi et de l’Insertion prévoit pour chaque employé une protection spéciale lorsque le congé concerne un membre de la famille proche :

  • Conjoint
  • Enfant
  • Grand-parent
  • Parent
  • Beau-parent
  • Frère et sœur
  • Beau-frère, belle-sœur

Voici quelques événements considérés comme des urgences familiales et pour lesquels vous bénéficiez de congés rémunérés :

  • congé pour enfant malade ;
  • congé pour mariage : en tant que salarié, vous bénéficiez de 4 jours de congé. Si votre enfant se marie, vous bénéficiez d’1 jour ;
  • congé pour naissance ou adoption : 3 jours (non cumulables avec les congés accordés pour ce même enfant dans le cadre du congé de maternité).
  • congé parental d’éducation ;
  • congé de présence parentale : pour enfant malade et/ou handicapé ;
  • congé de soutien familial : réservé aux salariés ayant une ancienneté d’au moins 2 ans, pour accompagner un membre de la famille présentant un handicap ou une perte d’autonomie grave ;
  • congé de solidarité familiale ;
  • congé pour décès : 5 jours pour le décès d'un enfant ; 3 jours pour le décès du conjoint ou du partenaire de Pacs ou de leur concubin ; 3 jours pour le décès du père, de la mère, du beau-père, de la belle-mère, du frère ou de la sœur ;
  • congé pour catastrophe naturelle : jusqu’à 20 jours par an en deux fois, non rémunéré.

À savoir : les congés spéciaux pour événements familiaux listés ci-dessus sont mis en œuvre au moyen d'une négociation collective au niveau de l'entreprise. En l'absence d'accord collectif, c'est le nombre de jours mentionné ici qui s'applique.

Enfin, bien que chaque entreprise ait ses propres procédures de demande de congé, il existe une pratique standard pour l’obtenir.

Comment demander un congé pour raison familiale

Appliquez nos 8 conseils suivants :

1. Suivez la procédure : malgré l’urgence, faites les choses correctement. Utilisez la voie hiérarchique pour soumettre votre demande.

Si vous travaillez dans une grande entreprise, il y a de grandes chances pour que celle-ci ait défini une procédure à suivre pour vous accompagner dans ce type de situation. Vous la trouverez dans votre guide de l’employé. Sinon, contactez directement les RH pour obtenir la marche à suivre.

Si la situation est très urgente, il est possible que dans un premier temps, un écrit très basique vous soit demandé afin de vous libérer de vos missions rapidement tout en déchargeant l’entreprise de ses responsabilités en cas d’accident sur vos futurs trajets privés.

Vous pourrez “régulariser” votre départ un peu plus tard en apportant des informations complémentaires à la personne concernée au sein de l’entreprise.

Si la situation est un peu moins pressante, écrivez un mail formel ou un courrier en recommandé avec accusé de réception accompagné des justificatifs nécessaires (certificat de naissance, de décès, certificat médical…).

2. Donnez le motif de l’absence : bien qu’il s’agisse de votre vie privée, communiquer quelques informations sur votre situation est recommandé par souci de transparence. Ne donnez pas trop de détails personnels mais donnez-en assez pour justifier votre demande de congé soudaine.

3. Indiquez les dates de votre congé : si vous annoncez que vous partez immédiatement, précisez le jour et l’heure de votre départ. Soyez le plus clair possible afin que l’entreprise puisse organiser votre relève. D’une manière générale, documentez très précisément ce type d’événement pour laisser une trace écrite.

4. Précisez votre date de retour : assurez-vous de donner une indication sur votre date de retour. Si celle-ci n’est pas certaine, formulez-la ainsi, par exemple : “Je prévois de reprendre mes fonctions à partir du [date]”.

5. Confiez des responsabilités aux collègues : paragraphe optionnel mais important si vous avez des responsabilités. Vous voudrez certainement confier des missions à l’ensemble de votre équipe pour alléger la charge de travail. Expliquez qui prendra les vôtres en charge le temps de votre congé. Si vous le pouvez, discutez votre plan d’action avec vos collègues avant de partir et assurez-vous qu’ils comprennent l’étendue de leurs missions.

6. Laissez vos coordonnées : Même si vous serez relevé de vos missions, vous serez peut-être enclin à rester joignable. Ceci montrera certainement votre dévouement à la bonne santé de l’entreprise. Décidez pour vous-même en fonction de la gravité de votre situation.

Le cas échéant, indiquez que vous consulterez votre adresse mail professionnelle de façon régulière (“régulier” ne signifie pas “toutes les heures”).

Le mail vous servira également pour tenir votre hiérarchie au courant de votre situation et demander plus de temps, si nécessaire.

Réservez le téléphone pour les questions très urgentes que vous seul pouvez traiter.

En clair, si l’on ne peut légalement vous reprocher d’être injoignable sur votre temps de congé, garder les lignes de communications ouvertes est une marque d’intelligence sociale et de dévouement.

Surtout, faites comme vous le pouvez en fonction de votre situation. 

7. Employez un ton formel : utilisez un langage clair et informatif. Faites comprendre l’urgence et considérez les problèmes que votre absence peut causer. Ceci permettra à votre employeur de les traiter tout en montrant l’importance de vos missions au sein de la boîte.

8. Remerciez avec courtoisie : montrez à votre employeur que vous appréciez son soutien et sa compréhension.

Modèle de lettre à écrire pour raison familiale

Soyez clair et direct. N’utilisez pas d’images et pas d’emojis. Bien que vous pouvez exprimer une certaine émotion, gardez en tête qu’il s’agit d’une correspondance professionnelle.

Suivez la voie hiérarchique : adressez votre lettre à votre supérieur hiérarchique direct (n+1) ou à la personne responsable de l’octroi des congés (souvent, le Directeur des Ressources Humaines).

Vous trouverez ci-dessous, un modèle de lettre dont vous pouvez vous inspirer pour écrire la vôtre, que ce soit par email ou par lettre.

Modèle :

Date,

Votre nom + prénom

Adresse email

Coordonnées

Nom du service

Nom de l'entreprise

Coordonnées

Objet : demande de congé pour raison / urgence familiale

Madame, Monsieur [n+1 ou DRH],

Paragraphe n°1 : donnez les raisons de votre congé et indiquez une date de début.

Paragraphe n°2 : si vous avez des responsabilités, expliquez votre plan d’action et attribuez vos missions à vos collaborateurs. Indiquez si vous serez éventuellement joignable et sous quelles conditions.

Paragraphe n°3 : donnez une date de retour et, si vous avez besoin de plus de temps, dites ce que vous ferez. Rappelez vos coordonnées et remerciez votre employeur pour sa compréhension.

[Formule de politesse formelle]

[Votre nom]

[Intitulé de votre poste]

Un exemple concret :

Vendredi 8 avril 2022,

Kolèg Enkonjé

koleg-enkonje2022@entreprise.fr

+01 23 45 67 89

À l’attention de [Nom de la personne concernée]

Direction des Ressources Humaines

[Nom de l’entreprise]

[Coordonnées]

Objet : demande de congé pour raison / urgence familiale

Madame [Nom du responsable],

Je vous informe par la présente, avoir reçu un appel urgent ce matin, annonçant que ma mère a été victime d’un accident de voiture. Celle-ci est actuellement transférée au CHU de [Nom de l’hôpital] et l’étendue de ses blessures est toujours inconnue. Je vous informe donc que je serai en congé pour urgence familiale à compter de ce jour.

Je viens d’informer M. [Nom du n+1] ainsi que les membres de mon équipe. [Paragraphe optionnel : Mes collègues prendront une part de mes missions en responsabilité et M. [Nom du n+1] redirigera les questions éventuelles vers ma boîte mail professionnelle. Je consulterai cette dernière quotidiennement et resterai en contact avec l’équipe. Enfin, j’attends des nouvelles sur l’état de santé de ma mère dans les prochains jours, à partir desquels je serai plus à même de vous donner une date de retour.

Pour l’heure, j’espère pouvoir être de retour d’ici la semaine prochaine à moins d’un changement de situation. Je reste en contact avec l’entreprise afin de relayer les informations importantes à M. [Nom du n+1].

Je reste à votre disposition pour fournir tout justificatif nécessaire. Pour toute urgence, je suis joignable au 01 23 45 67 89 ou par email à koleg-enkonje2022@entreprise.fr. Soyez assuré que je ferai de mon mieux pour répondre dès que possible, dans ce contexte.

Je vous prie d'accepter mes excuses pour l’urgence de cette demande et vous remercie pour votre compréhension face à cette épreuve.

Veuillez agréer, Madame [Nom du responsable], l’expression de mes sentiments respectueux.

Kolèg Enkonjé

Chief Marketing Officer

Avoir besoin d’un congé pour urgence familiale peut être une expérience stressante, mais les astuces ci-dessus pourront vous faciliter la tâche.

PS : et si malheureusement, vous lisez cet article parce que vous avez une urgence, nous vous souhaitons le meilleur. 

L’équipe Glassdoor.