Vous avez postulé à un emploi ou un stage en alternance et le recruteur vous propose un entretien d’embauche ? Félicitations ! Vous devez maintenant lui répondre rapidement avec élégance et pertinence pour confirmer l’entrevue et laisser une bonne impression avant la date fatidique.
Sommaire
Comment accepter une proposition d’entretien d’embauche ?
Obtenir une proposition d’entretien d’embauche est toujours un moment valorisant. C’est que le travail réalisé sur votre mail de candidature spontanée et votre CV ont payé et que le recruteur cherche à en savoir plus sur vous. Bravo pour avoir décroché cet entretien !
Restez bien concentré cependant, car les phases de qualification commencent à peine. Certains procédés de recrutement demandent au candidat de subir plusieurs entretiens, parfois 4, 5 ou plus.
Mais avant de répondre à la fameuse question « Pourquoi vous et pas un autre ? », vous devez confirmer votre participation à l’entretien d’embauche.
Si le recruteur vous a envoyé sa demande par mail, répondez-y par mail également.
Certains recruteurs contactent les candidats par téléphone. Dans ce cas, la démarche pour confirmer votre présence à l’entretien d’embauche est similaire : confirmez votre présence à l’oral, notez les informations importantes et demandez une confirmation écrite (par mail) à laquelle vous répondrez par retour de mail.
Pour confirmer votre présence à un entretien d'embauche par mail, vous devez rédiger une lettre formelle qui contient toutes les informations nécessaires à la bonne tenue de l’entretien.
Sous quel délai dois-je confirmer ma présence à un entretien d’embauche ?
Confirmez votre présence le plus tôt possible. Idéalement, dans un délai de 24h après réception du mail du recruteur.
Si vous ne pouvez pas répondre dans les 24h, évitez d’attendre plus de 48h pour confirmer votre présence. Ce serait envoyer au recruteur un signe de désintérêt pour le poste.
Soyez donc réactif ! Vous avez postulé pour obtenir cet entretien, préparez-vous donc à montrer votre réel intérêt pour le poste en répondant rapidement au recruteur.
Lire aussi : 45 questions à poser lors d’un entretien d’embauche
Quelles informations dois-je préciser lors de la confirmation d’entretien d’embauche ?
Votre réponse, aussi simple qu’elle paraisse, doit comporter des informations essentielles. Ne négligez donc aucun détail de votre réponse, tant sur le fond que sur la forme.
Voici les informations que vous devez inclure dans votre mail d’acceptation à votre entretien d’embauche :
- Un objet de mail : il doit être clair et précis. Si vous répondez au recruteur par retour de mail, nul besoin de changer l’objet. Sinon, écrivez simplement : Confirmation de présence à l’entretien d’embauche au poste de [XXXX]
- Une formule d’appel : choisissez une formule formelle, adaptée au contexte professionnel. Par exemple : « Madame, Monsieur le Directeur des Ressources Humaines » / « Madame, Monsieur le Responsable des Ressources Humaines »…
- La date et l’heure d’entrevue : écrivez cette information essentielle pour montrer que vous l’avez bien prise en compte et que vous serez ponctuel.
- Le lieu : idem, récrivez l’adresse exacte pour montrer que vous en accusez réception. Assurez-vous d’obtenir toutes les informations logistiques nécessaires que vous ne pouvez obtenir seul : peut-on se garer facilement à proximité ? Numéro du bâtiment (si celui-ci se situe dans un grand complexe) ? Bref, prenez toutes les informations qui vous permettront d’être présent au bon endroit au bon moment. Montrez-vous assez débrouillard pour poser les bonnes questions, mais pas assisté au point que le recruteur doive vous mâcher le travail. Ne laissez planer aucun doute (et vérifiez le trajet et la configuration des lieux sur Google Maps).
- Éventuellement, des questions : des informations essentielles sont manquantes dans le mail du recruteur ? Faites-en la liste et posez-les-lui afin de lever tous les doutes.
- Une formule de politesse : la base des courriers formels. Si dans les échanges de mails, la tendance actuelle est au « Cordialement », celle-ci est tout à fait déplacée dans le cadre d’un échange avec un supérieur hiérarchique. Le minimum acceptable serait d’écrire : « Respectueusement », « Avec tout mon respect »… Mais une vraie formule de remerciement s’écrit ainsi : « Veuillez agréer, Madame / Monsieur le Directeur des Ressources Humaines, l’expression des mes sentiments les plus respectueux. »
En résumé :
- Soyez poli, élégant, clair et concis.
- Reformulez les informations essentielles dans votre réponse.
- Posez des questions si vous manquez d’informations.
Enfin, relisez-vous ! Des erreurs d’orthographe, de grammaire ou de syntaxe dans un écrit si court ne font jamais bonne impression et vous feront perdre des points. Utilisez donc un correcteur orthographique et faites lire votre réponse à une personne compétente avant d’appuyer sur la touche « Envoyer ».
Puis, relisez notre guide pour préparer votre entretien d’embauche !
3 modèles d’e-mails pour répondre à une demande d’entretien d’embauche
Voici 3 exemples de mails dont vous pourrez vous inspirer pour répondre favorablement à votre recruteur :
1. Réponse formelle
- Une réponse formelle
- Une réponse formelle avec demande d’information
- Une réponse plus informelle
Objet : confirmation de présence à l’entretien d’embauche au poste de [XXXX]
Madame / Monsieur le Responsable des Ressources Humaines,
Je tiens d’abord à vous remercier d’avoir retenu ma candidature.
Par ce courriel, je vous confirme ma présence à l’entretien prévu pour le (date), à (heure), au siège de votre entreprise située à (adresse).
En attendant de pouvoir vous rencontrer, je vous prie de recevoir, Madame / Monsieur, mes sentiments les plus respectueux.
Prénom et Nom
2. Réponse formelle avec demande d’information
Ci-dessous, vous répondez favorablement à une demande d’entretien dans laquelle il manque l’adresse.
Objet : confirmation de présence à l’entretien d’embauche au poste de [XXXX]
Madame / Monsieur le Responsable des Ressources Humaines,
Je vous remercie d’avoir retenu ma candidature.
Par ce courriel, je vous confirme donc ma présence à l’entretien prévu pour le (date), à (heure).
Je vous remercie également de bien vouloir m’indiquer par retour de mail l’adresse de l’entretien ainsi que toute information qui pourrait m’être utile au bon déroulement de notre rencontre.
Je vous prie d’agréer, Madame / Monsieur, l’expression de mes salutations les plus respectueuses.
Prénom et Nom
3. Réponse informelle
Enfin, si vous constatez que le processus de recrutement est assez informel, vous pouvez envoyer une réponse dans le même ton que le recruteur.
Objet : confirmation de présence à l’entretien d’embauche au poste de [XXXX]
Bonjour Madame X / Monsieur Y,
Je vous remercie pour le temps que vous avez consacré à l’examen de ma candidature et pour la proposition d’une prochaine rencontre.
Je me tiens à votre disposition pour un entretien à la date qui vous conviendra le mieux.
Bien à vous,
Prénom et Nom
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