Comment répondre à un mail de remerciement
Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer, auteur et expert carrière à Glassdoor | 31 mai 2024
De plus en plus de professionnels utilisent l’email pour remercier leurs associés et leurs partenaires d’affaires. Recevoir un email de remerciement est devenu plus courant que de recevoir une carte, par exemple. Si cette dernière reste à nos yeux la plus belle et sincère manière d’exprimer sa gratitude, spécialement lorsqu’elle est manuscrite, savoir répondre par voie électronique est une marque d’acceptation et de savoir-vivre importante dans nos sociétés.
Dans cet article, on vous explique pourquoi envoyer des emails de remerciement, quand répondre à ce type d’email et les étapes pour écrire un mail de remerciement. Le tout illustré d’exemples de réponses que vous pourrez utiliser pour écrire le vôtre.
Pourquoi écrire un mail de remerciement
Les raisons de transmettre ses remerciements par courriel sont nombreuses. Parmi celles-ci, les plus courantes sont :
- Remercier après une rencontre, une réunion, un entretien d’embauche.
- Marquer sa gratitude envers un collègue qui vous a aidé sur une mission ou un projet.
- Témoigner de sa reconnaissance envers son supérieur après une promotion ou une augmentation.
- Remercier un client pour l’achat de votre offre ou de votre service, lui exprimer votre reconnaissance pour avoir choisi votre entreprise afin de résoudre son problème.
Quand répondre à un mail de remerciement
Dans la plupart des cas, répondez rapidement à un mail de remerciement.
La nature est ainsi faite qu’un cerveau humain normalement constitué a tendance à se tourner vers des tâches positives et agréables. Profitez de l’occasion pour retourner sans tarder la sympathie qui vous a été témoignée et contribuer ainsi à un monde plus harmonieux.
Oublier de répondre serait un geste inélégant. Montrez votre professionnalisme, votre gratitude et, tout simplement, votre respect pour autrui en accusant réception de ce message bienveillant.
De plus, savoir remercier est une compétence naturelle du leader.
En revanche, nul besoin de répondre si un vendeur vous propose une nouvelle offre et vous remercie d’avoir lu son message. À moins que vous n’ayez l’intention d’accepter sa proposition.
Comment répondre à un mail de remerciement
Voici comment répondre à un email de remerciement en 5 étapes :
- Répondez dès que possible : si vous le pouvez, répondez dans les 24 heures. Il s'agit d'un type de courriel qui demande peu de temps à traiter.
- Accusez réception : montrez votre respect et gratitude en accusant réception du message. Par exemple, vous pouvez commencer par : « Je vous remercie pour votre message dont j’accuse réception ».
- Décrivez comment vous avez bénéficié de la situation : exprimez en quoi vous avez également profité de la situation. Par exemple, en appuyant sur l’opportunité qui vous a été offerte de collaborer avec telle personne.
- Faites court : une des rares fois où l’on vous demandera d’appliquer ce conseil dans votre vie… Pas besoin d’écrire plusieurs paragraphes. Répondez en quelques phrases, à moins que l’expéditeur ne vous ait posé quelques questions qui demandent une réponse argumentée.
- Employez un ton à la fois professionnel et personnalisé : mail professionnel = réponse professionnelle. Ce qui ne signifie pas que votre réponse doive être froide et impersonnelle. Utilisez un ton chaleureux et professionnel pour vous assurer que votre réponse soit bien perçue.
Quelques astuces à garder en tête lorsque vous répondez à un mail de remerciement
Voici quelques astuces pour vous assurer de conserver un ton professionnel dans votre réponse :
- Adaptez votre registre de langue au contexte de votre fonction : pas d'émoticône, d’emoji ou de ponctuation excessive (style : « merci !!!!!! »). Même si vous êtes proche de la personne que vous remerciez, faites preuve de retenue. De même, employez vouvoiement ou tutoiement selon la culture d’entreprise en vigueur.
- Assurez-vous de pouvoir être identifié rapidement : rendez votre nom visible et, si possible, votre photo. Particulièrement si vous répondez à cet expéditeur pour la première fois. Normalement, votre nom apparaîtra dans l’onglet « expéditeur » de la boîte de votre interlocuteur. Mais pourquoi ne pas l’insérer dans l’objet de votre réponse ou dès le haut de votre message pour éviter à votre destinataire de descendre tout en bas de votre message pour savoir qui lui écrit.
- Écrivez un objet de mail explicite : si l’objet original de l’expéditeur manque de clarté, changez-le ou créez un autre email de réponse avec votre propre objet. N’écrivez pas : « merciiiiii mimi t tro chou :))) » Optez pour un objet plus sobre du type : « Remerciements pour ton/votre aide précieuse ».
- Relisez-vous : avant de cliquer sur le bouton « Envoyer », relisez-vous pour éviter les erreurs de syntaxe et les coquilles. Vérifiez également l’orthographe des nom et prénom de votre destinataire afin d’éviter une offense inutile.
3 exemples d’emails de remerciement
Voici quelques exemples de mails de remerciement selon votre situation :
Exemple n°1 : remerciement à un collaborateur
Objet : RE : + 10 000 abonnés en une semaine ! Merci !
Marie,
Je vous remercie pour votre message.
Je suis ravie que la campagne que nous avons mise en place ensemble soit un franc succès !
J’ai apprécié de pouvoir collaborer avec vous et votre équipe marketing. Cette expérience m’a permis de mieux appréhender vos propres problématiques et ceci m’aidera à apporter des réponses plus efficaces encore dans mes futures missions.
Hâte de travailler à nouveau avec vous sur votre prochain projet !
Bien cordialement,
Paul
Exemple n°2 : remerciement à un supérieur hiérarchique
Objet : RE : remerciements pour votre implication
Monsieur [Nom du n+1],
J’accuse réception de votre message de remerciement et vous en suis très reconnaissant.
J’ai apprécié de pouvoir apporter mon aide au dernier projet de la section artistique où j’ai appris beaucoup en termes de design et de placements d’appels à l’action sur un site web. De nouvelles compétences que j’applique aujourd’hui dans mes missions quotidiennes.
J’espère pouvoir apporter mon soutien aux futurs projets.
Respectueusement,
Paul
Exemple n°3 : remerciement à un client
Monsieur [Nom du client],
Je souhaite vous remercier personnellement et au nom de [Nom de l’entreprise] pour votre message bienveillant que j’ai transmis à tous mes collaborateurs.
Toute l’équipe a été ravie de pouvoir satisfaire votre demande et reste à votre disposition pour vous aider à nouveau dans le futur.
Bien à vous,
Paul et toute l’équipe de [Nom de l’entreprise]
Et si jamais vous voulez remercier un recruteur, découvrez notre article Comment remercier un recruteur après un entretien d’embauche.
Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer est un auteur expert sur le sujet de la carrière et de l'emploi pour le blog de Glassdoor. Découvrez son expérience et ses articles.
