Comment gérer facilement vos projets avec la méthode RACI ?
Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer, auteur et expert carrière à Glassdoor | 25 févr. 2022
Si répartir le travail de vos équipes sur de nombreux projets vous semble complexe, la matrice RACI est l’outil fait pour vous. Méthode de gestion de projet en provenance des Etats-Unis, elle permet de gagner en efficacité.
Que vous soyez dans l’industrie, les RH, la finance ou le consulting, clarifier les tâches de chacun et donner un rôle précis à vos collaborateurs vouspermet d’y voir plus clair et de gagner en efficacité dans vos projets.
Découvrez comment vous servir de la Matrice RACI pour manager plus efficacement vos équipes et gérer vos projets !
Sommaire
La matrice RACI, c’est quoi ?
La matrice RACI ou Méthode RACI est une méthode de gestion des responsabilités. Comme pour les techniques d’organisation de réunions, elle permet de gagner du temps et de l’efficacité.
Elle permet de répartir les tâches grâce à des rôles prédéfinis que vous attribuez aux membres de votre équipe, ou à différents services de votre entreprise.
La signification de RACI est l’acronyme des 4 principaux rôles de la matrice que vous découvrirez plus bas : Responsible (réalisateur), Accountable (autorité), Consulted (Consulté) et Informed (informé).
Concrètement, la matrice RACI permet de centraliser les fonctions de chacune des personnes dans un tableau simple, qui permet à tout le monde de connaître son rôle, mais aussi celle de ses interlocuteurs.
En un coup d'œil, vous savez qui travaille sur le projet, qui le valide, qui est informé de son avancement.
La Matrice RACI est donc un outil de coordination des équipes et de gestion de projet, mais aussi un outil d’information. Terminés les personnes oubliées dans la boucle de mail ou les mails à l’ensemble des équipes sans raison !
Pourquoi et quand utiliser la méthode RACI ?
- Lorsque vous devez gérer une multitude de projets en même temps. Par exemple, dans un service de support informatique, il y a souvent de nombreux tickets urgents, en même temps que des projets de long terme. L’usage de la matrice RACI permet de nommer une personne qui se chargera du problème en lui-même, et une personne qui vérifiera si tout a été mis en place. Cela permet donc de gérer facilement l’organisation.
- Lorsque que vous devez gérer un projet global nécessitant de multiples compétences. Par exemple, le COO, Chief Operating Officer d’une direction générale peut appliquer la méthode RACI pour gérer un projet de transformation interne. Un service devra la conduire au quotidien, sous l’autorité de la direction générale, mais en consultant les services financiers et juridiques par exemple, tout en informant le reste des services.
Quels sont les rôles définis par le modèle RACI ?
Pour plus de clarté, nous avons francisé le nom des rôles, mais leur logique reste la même.
- R de Réalisateur (Responsible) : le mot “responsible” n’est pas très clair en anglais. Le réalisateur, c’est la personne qui travaille effectivement sur la tâche ou le projet au quotidien. Vous pouvez désigner plusieurs personnes comme réalisateurs, mais leur rôle sera moins clair. Les réalisateurs ont un rôle central dans le projet.
- A de Autorité (Accountable) : L’autorité a le rôle de valider les actions et l’avancement du projet. C’est le rôle du manager : il donne son approbation lors des avancées et supervise le projet. Pour plus d’efficacité, il faut qu’il n’y ait qu’une autorité par projet. Pour trouver la personne idéale, demandez-vous simplement quelle personne dans la hiérarchie va décider s’il faut prendre un arbitrage.
- C de Consulté (Consulted) : La personne consultée est généralement une experte, une personne d’un autre service, un prestataire qui donne des conseils et des avis. Il répond ponctuellement aux demandes du réalisateur sur des points précis. Par exemple, les personnes consultées sont des prestataires techniques externes en informatique, ou sont le référent du service juridique de votre entreprise. Pour définir les bonnes personnes à consulter, demandez-vous : “qui détient des connaissances de pointe utiles pour avancer dans le projet ?”
- I de Informé (Informed) : les personnes informées n’ont pas de rôle direct. Elles doivent être tenues au courant des avancées du projet soit il a un impact sur leur service, soit pour le superviser de loin. Il suffit de les mettre en copie.
Il existe deux variantes de la matrice RACI : la matrice RACI-VS et la matrice RASCI.
La matrice RACI-VS ajoute deux rôles.
- V de Vérificateur : son rôle est de vérifier une seconde fois que le projet a bien été mené par R, après l’autorité. Ce rôle est salutaire sur les projets complexes ou très techniques, dans lesquels une petite erreur peut avoir des conséquences importantes.
- S (ou So) de Sign Off : ce dernier rôle est d’approuver l’ensemble du projet, en dernière instance. C’est la dernière validation du projet, un peu comme le ferait le président en signant des décrets. Il marque la fin de la tâche. C’est souvent le N+2 du réalisateur.
L’idée de la matrice RASCI, c’est d’ajouter un rôle plus simple : le support.
- S (ou Su) de Support : comme son nom l’indique, son rôle est d’accompagner le réalisateur dans ses tâches au quotidien. Contrairement aux personnes consultées, le support est actif sur le projet, il n’est pas qu’une source d’information. La distinction entre le réalisateur et le support est que ce dernier ne mène pas directement le projet, il répond aux sollicitations.
Comment faire votre matrice RACI ?
1. Restez simple
La matrice RACI est efficace car elle est compréhensible rapidement par tout le monde. Cette simplicité fait sa force.
Ne faites pas ces deux erreurs :
- Ne créez pas de nouvelles lettres. Les rôles de la matrice couvrent déjà les postures dont vous aurez besoin dans un projet.
- Ne donnez pas le rôle A (l’autorité) à plus d’une personne. Cette erreur disperse les responsabilités. L’autorité ne fait que valider les différentes étapes et le travail fini. De même, ne mettez pas plus de deux ou, dans de rares cas, trois réalisateurs par projet.
Si votre projet est plus complexe que prévu, alors découpez les tâches de votre projet en plusieurs sous-projets et répartissez-les avec la matrice. Cela vaut mieux que de créer de nouveaux rôles.
2. Rendez la matrice facilement accessible
Laissez le fichier contenant votre matrice sur un dossier partagé ou sur l’intranet de votre entreprise.
Pour plus de facilités, vous pouvez créer la matrice sur un outil de diagrammes en ligne comme draw.io ou lucidchart.
Cela permettra de faciliter l’arrivée de nouvelles personnes dans vos équipes ou de suivre un changement de poste, et de rappeler aux participants quels sont les rôles de chacun si le projet dure longtemps.
3. Mettez votre matrice en place
- Définissez votre liste de projets ou de tâches à mettre en place.
- Lancez Excel ou Google Sheets et créez un tableau.
- Sur la première ligne, ajoutez le nom de chaque membre de l’équipe ou des services de l’entreprise.
- Ajoutez chaque projet de votre liste sur la première colonne de votre tableau.
- Vous avez presque fini : il ne vous reste plus qu’à entrer la lettre qui correspond au rôle de chacun dans la case correspondante.
Vous trouverez un exemple de matrice RACI ci-dessous pour y voir plus clair.
Matrice RACI : exemple
Voilà l’exemple d’une matrice RACI dans le cadre de l’organisation d’un grand événement.
Vous pouvez vous en inspirer pour vos propres projets !
Sélim Niederhoffer
Sélim Niederhoffer est un auteur expert sur le sujet de la carrière et de l'emploi pour le blog de Glassdoor. Découvrez son expérience et ses articles.
