Écrire un message d’absence pour un congé maternité : 3 modèles d’emails en français et en anglais

En France, le congé maternité peut durer de 16 à 46 semaines, soit 4 à 11 mois et demi loin de son travail. Une situation qui peut générer du stress et qui demande donc une préparation minutieuse.

Parmi toutes les choses à régler, vous vous demandez comment annoncer votre absence à vos collaborateurs ou à vos clients par e-mail ? Quel message écrire et quelles informations celui-ci doit contenir ?

Voici, pour vous, 3 modèles d’e-mails d’absence pour congé maternité dont vous pourrez vous inspirer pour prévenir vos collaborateurs français et internationaux.

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Quand et comment écrire son message d’absence pour congé maternité ?

Bébé qui hurle affamé dans vos bras, traits tirés hérités de votre dernière nuit blanche à changer ses couches, sans parler des complications éventuelles… Pas le moment idéal pour répondre aux e-mails du boulot qui s’accumulent.

Pour éviter ce stress inutile et vous concentrer sur votre heureux mais exigeant événement, mieux vaut donc préparer le terrain en amont !

Trouvez donc un moment pour écrire et programmer votre e-mail automatique quelques jours avant de partir en congé maternité. Vous pourrez ensuite l’activer le jour de votre départ.

Webmail, Outlook, Thunderbird… Tous les clients de messagerie offrent la possibilité de paramétrer un répondeur automatique qui préviendra vos collaborateurs de votre absence et les redirigera vers votre remplaçant ou le service concerné.

Le procédé de configuration de l’auto-répondeur varie en fonction du client de messagerie. Par exemple, Outlook possède plusieurs versions et donc des procédures différentes. Une simple recherche sur internet vous guidera vers le tutoriel approprié.

Sinon, demandez de l’aide au service informatique de votre entreprise ! (Eux comprennent des termes étranges tels que « Imap », « Smtp », « Alias » ou « Anti-spam »…)

Message d’absence pour congé maternité : quelles informations doit-il contenir ?

Votre e-mail automatique a pour objectifs d’informer votre interlocuteur de votre absence et de l’orienter vers votre remplaçant ou le service compétent.

Voici les informations importantes à inclure :

Quelles erreurs éviter au moment d’écrire un mail d’absence pour congé maternité ?

Vous rédigez un e-mail professionnel qui sera envoyé automatiquement à tous vos destinataires, qu’ils soient vos collègues ou vos clients.

Veillez donc à rester dans le ton de l’entreprise : cordialité, vouvoiement et formules de politesse sont vivement recommandés.

Dois-je inclure mes coordonnées personnelles dans mon mail d’absence ?

Réponse courte :

Réponse longue : dans le droit français, le congé de maternité correspond à une suspension du contrat de travail (Cf. Code du travail, art. L. 1225-24).

Votre employeur ne peut donc pas vous faire travailler pendant votre congé maternité.

L’employeur qui contrevient à ces dispositions encourt une amende pouvant aller jusqu’à 7500 € ainsi que l’attribution de dommages et intérêts.

Nous vous conseillons donc de ne pas inclure vos coordonnées personnelles dans votre message d’absence pour congé maternité si votre employeur doit s’en servir pour vous confier des missions.

Toutefois, sachez que vous pouvez réduire la durée de votre congé maternité. La loi a mis en place un période d’interdiction absolue d’emploi de 8 semaines avant et après l’accouchement.

En clair, la loi interdit aux jeunes mamans de travailler pendant les 6 semaines qui suivent leur accouchement (Cf. Code du travail, art. L. 1225-29).

Sachez que vous êtes vous-mêmes passible d’une amende si vous ne respectez pas cette disposition légale (Cf. Code du travail, art. R. 1227-6).

En revanche, rien ne vous interdit de partager un lien ou des coordonnées privées à tous ceux qui voudront prendre des nouvelles. À vous de juger selon l’ambiance du boulot.

3 messages d’absence pour congé maternité (français / anglais)

Voici 3 exemples de messages d’absence, en français et en anglais, que vous pouvez utiliser ou modifier à votre guise.

Tout d’abord, introduisez votre message par l’une de ces 3 formules d’appel, classées de la plus formelle à la plus informelle (français / anglais) :

Message d’absence pour congé maternité : 3 exemples en français

Version 1 (formelle, courte)

Chers collaborateurs,

Je suis actuellement en congé maternité jusqu’au XX/XX/XXXX. D’ici là, mes emails ne seront ni lus ni transférés.

Merci de prendre contact avec mon remplaçant [prénom, nom] par email à [adresse : XX@XX.XX] ou par téléphone au [numéro : XX-XX-XX-XX-XX].

Cordialement,

Version 2 (plus informelle, plus longue)

Bonjour,

Merci beaucoup pour votre email qui me parvient pendant mon congé maternité.

Je me consacre à ma famille jusqu’au XX.XX.XXXX inclus et ne pourrai donc ni lire ni répondre à vos emails.

Merci de prendre contact avec mon remplaçant [prénom, nom] que vous pouvez joindre par email à [adresse : XX@XX.XX] ou par téléphone au [numéro : XX-XX-XX-XX-XX].

Cordialement,

Version 3 (informelle, avec contact privé)

Bonjour,

Je suis en congé maternité depuis le XX.XX.XXXX et je profite de pouvoir me consacrer pleinement à mon enfant.

Je ne peux ni lire ni répondre à votre email pour l’instant.

Mon remplaçant [prénom, nom] se chargera de le faire. Vous pouvez le joindre par email à XX@XX.XX ou par téléphone au XX-XX-XX-XX-XX.

Je serai de retour le XX.XX.XXXX.

D’ici là, ceux qui veulent me contacter en privé peuvent le faire à l’adresse XX@XX.XX.

Et si vous souhaitez être témoin de ma nouvelle aventure en tant que maman, suivez-moi sur Instagram @XXXX !

Bien à vous,

Message d’absence pour congé maternité : 3 exemples en anglais

Version 1 (formelle, courte)

Dear Sir or Madam, business partners and clients,

I am currently on pregnancy leave until XX/XX/XXXX and can’t read or answer your email.

Please get in touch with my colleague [first name, last name] at [email: XX@XX.XX, phone: XXX-XXX XX XX] for all enquiries and assistance.

Kind regards,

Version 2 (plus informelle, longue)

Hello,

Thank you for your message.

I am currently on pregnancy leave until [date : XX/XX/XXXX] and fully occupied with taking care of my little one.

Please contact my colleague [first name, last name] at [email: XX@XX, phone: XXX-XXX XX XX] who can assist and help you with any queries you might have.

I am looking forward to being in touch on my return.

Best wishes,

Version 3 (informelle, avec contact privé)

Hi,

I am super excited about the arrival of my child and will be on pregnancy leave from XX/XX/XXXX to XX/XX/XXXX.

As my little one will keep me busy, I won’t be able to read or answer my emails.

For all enquiries and assistance, please contact my colleague [first name, last name] at [email: XX@XX.XX, phone: XXX-XXX XX XX].

For all personal matters, you can reach me via email: XX@XX.XX.

If you would like to follow my journey as a new parent, you can follow me on Instagram @XXXX.

I’m looking forward to being in touch once back at my desk.

Yours,

***

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