Ecrire un mail professionnel : 7 conseils et 5 erreurs à éviter pour rédiger un bon mail !

Bien écrire un mail professionnel à l’heure de Slack, de Microsoft teams, de Wimi, est-ce encore utile ? 

La réponse est oui ! Les mails restent le principal moyen de communication entre collègues et entre partenaires professionnels. 

Moins formels que des lettres, plus formels que les outils de discussion en direct, vous devez trouver le ton juste pour écrire vos mails professionnels et donner une bonne image de votre entreprise… et de vous-même. 

Le mail professionnel, c’est quoi ? 

Les mails professionnels, ce sont les mails que vous envoyez au quotidien lorsque vous travaillez : les mails adressés à vos collègues, à votre n+1, à vos stagiaires, à vos partenaires commerciaux ou à vos prospects. 

Attention : les mails d’accompagnement lors d’une candidature et les mails de relance en cas d’absence de réponse ne sont pas des mails professionnels, car vous n’écrivez pas ces mails dans le cadre professionnel mais avant de travailler.

Apprendre à écrire rapidement des mails efficaces est une compétence fondamentale pour votre vie professionnelle. En effet, le mail est l’outil de communication le plus utilisé aujourd’hui dans les entreprises. 

Le mail (ou courriel professionnel) a de nombreux avantages : il est instantané, mais il permet de laisser une trace du travail accompli ou de la demande sans envoyer de lettre papier. 

Flexibles, vos mails peuvent être formels ou informels, contrairement aux autres moyens de communication qui sont soit informels (messagerie instantanée) soit formels (téléphone).

Ces raisons font du mail un moyen de communication privilégié, parfois trop. D’après une étude du cabinet de recherche technologique The Radicati Group, chaque jour les salariés reçoivent en moyenne 84 mails et en envoient 34. 

Chez certains cadres, lire, trier et répondre aux mails prend plusieurs heures par jour. Demander une augmentation à son patron a souvent pour conséquence d’augmenter le nombre de mails reçus !

Pour gagner en efficacité et améliorer votre image et celle de votre entreprise, vous devez respecter les usages et les règles de rédaction dans vos mails. 

Découvrez nos 7 conseils et les 3 erreurs à éviter pour rédiger des mails professionnels !

7 conseils pour écrire vos mails professionnels

1. Ecrivez un objet de mail efficace

Vous en êtes sans doute victime aussi. Les salariés reçoivent beaucoup trop de mails. Pour être sûr d’être lu, vous devez donc écrire votre mail pour une bonne raison et le spécifier dans l’objet.

Votre objet de mail doit répondre directement au besoin de votre interlocuteur, ou lui annoncer clairement le contenu. 

Par exemple, si vous vous adressez à un potentiel nouveau partenaire, donnez directement votre meilleur argument de vente. “Partenariat long terme matériau de construction”. 

Si vous écrivez à un collègue, ne cherchez pas à faire dans l’humour ou le raffinement. Si vous voulez organiser une réunion professionnelle efficace, écrivez par exemple : “Powerpoint réunion lancement 23/02”.

Laisser la case “objet” vide fera passer votre mail à la trappe. Et ce sera de votre faute ! Notre attention est sollicitée sans cesse aujourd’hui, et un objet vide ne fait pas cliquer.

Attention : n’utilisez pas “URGENT” dans tous vos mails pros. Vous connaissez la fable d’Esope et du garçon qui criait au loup...

2. Ecrivez un mail clair et structuré

Pour faciliter la vie de votre interlocuteur, aérez votre email. Rien n’est plus désagréable que de lire un gros pavé de texte sur l’écran de l’ordinateur. (Pire encore : recevoir un pavé sur son smartphone). 

Espacez vos phrases ou vos paragraphes. En divisant votre texte en blocs, vous le rendrez plus facile à lire. 

Ensuite, soyez concis. Vos mots, vos phrases et vos paragraphes doivent être les plus courts possible pour délivrer directement l’information. 

Pour aider votre interlocuteur à identifier votre demande, respectez les conventions d’écriture de mail.

Lorsque vous vous adressez à un collègue, vous pouvez le saluer en utilisant son prénom. 

Si vous vous adressez à un partenaire ou à un supérieur hiérarchique, écrivez Bonjour Monsieur, Bonjour Madame, ou Bonjour Monsieur ou Madame le Directeur ou la Directrice par exemple. 

Enfin, lorsque vous envoyez un mail à une entreprise sans avoir d’interlocuteur, l’usage est d’écrire Madame, Monsieur. 

Si vous prospectez un nouveau client ou partenaire, présentez-vous directement, dès la première ligne. “Je suis Robert Duvègne, je représente la société Fenêtre & Co. Nous proposons nos fenêtres de qualité premium aux entreprises de construction”.

Ecrivez le corps de votre mail dans les paragraphes suivants. Et n’oubliez pas les salutations d’usage en fin de mail (voir conseil 5). 

3. Fluidifiez la lecture avec un texte en gras

Pour rendre votre mail plus lisible, particulièrement si votre texte est long, utilisez le gras. 

Privilégiez le gras pour mettre les informations importantes en avant, au détriment du soulignage qui évoque un lien hypertexte et des majuscules, qui sont moins faciles à lire et donnent l’impression que vous êtes en colère. 

Dans chacun de vos paragraphes, mettez le mot ou la phrase la plus importante en gras. Cette technique permettra à votre interlocuteur de comprendre bien plus rapidement la structure de votre mail.

Vous encouragez donc votre lecteur à lire tout votre mail, car vous montrez que vous avez été clair et que vous faites une proposition structurée. 

Vous pouvez aussi mettre en gras les données importantes comme les chiffres, si vous faites un mail récapitulatif par exemple. 

4. N’oubliez pas la copie cachée quand vous écrivez un mail professionnel. 

Vous connaissez sûrement l’envoi de mail en copie, avec la case “CC”. 

Mais connaissez-vous la copie cachée ? En remplissant la case “CCI”, votre interlocuteur ne voit pas que vous avez envoyé ce mail à quelqu’un d’autre.

La copie cachée est idéale pour envoyer une copie à votre patron ou votre chef de service, pour montrer l’avancement de votre projet. 

Le BCC (Blind carbon copy, CCI) en français, est une technique pour envoyer des mails pros et vous couvrir. (Elle est aussi une des sources de surcharge de nos boîtes mails pro !) 

5. Formule de politesse et signature de votre mail professionnel

Choisissez avec soin votre formule de conclusion. 

Vous ne devez pas vous adresser de la même manière à un collègue, à votre supérieur et à un partenaire d’une autre entreprise. 

Si vous ne connaissez pas encore votre interlocuteur, le classique “cordialement” fera l’affaire pour conclure votre email. 

Si vous connaissez votre interlocuteur, vous pouvez être plus original et écrire “en vous souhaitant une bonne fin de semaine” ou “une bonne journée”. 

Adaptez ce message à la période de l’année “En vous souhaitant de joyeuses fêtes” “En vous souhaitant une belle rentrée”. 

Gardez le “bien à vous” pour vos partenaires de longue date. 

N’oubliez pas de configurer votre signature à la fin de votre mail. Si vous n’avez pas de signature automatique, pensez à ajouter votre numéro de téléphone et votre fonction.

La plupart des entreprises imposent une signature standard avec leur logo à tous leurs collaborateurs. 

Signaler votre fonction dans votre signature est très utile. Vous permettez à votre interlocuteur de vous identifier. 

Et c’est encore plus pratique si vous débutez ou si vous êtes en stage : de cette manière, vous pouvez montrer votre présence. Cela vous aidera à gravir les échelons ou à demander une lettre de recommandation plus facilement à la fin de votre stage. 

Si vous avez une signature automatique, attention à ne pas rajouter votre nom, ça ne ferait pas très pro !

6. Relisez votre mail professionnel avant de l’envoyer.

Vous relire prend deux minutes, et vous permet d’éviter des erreurs simples mais qui peuvent nuire à votre image ou à celle de votre entreprise. 

Première chose à vérifier : envoyez-vous un mail à la bonne personne ? 

Lorsque vous écrivez à des personnes hors de votre entreprise, vous risquez de vous tromper. C’est frustrant pour un représentant d’entreprise de voir que vous vous êtes trompé, et ça ne joue pas en votre faveur.

Si vous prospectez, vérifiez bien sur linkedin que la personne est toujours à son poste. On ne sait jamais ! 

Ensuite, relisez votre mail. Vérifiez qu’il contient :

7. Envoyez le mail au bon moment

L’horaire auquel vous envoyez votre mail compte. En pleine journée, en pleine action, votre mail peut passer à la trappe ou être lu en diagonale. 

Lorsque vous envoyez un mail, privilégiez le début et la fin de la journée. 

Au début de la journée, de nombreuses personnes démarrent en vérifiant leur mails. Ils sont concentrés, frais et dispos, votre mail aura donc plus de chances d’être lu. 

L’autre moment où votre mail aura des chances d’être lu, c’est la fin de la journée. 

Après avoir fini ses tâches principales, votre interlocuteur aura l’esprit libre pour lire votre mail. Et s’il ne le lit pas, il pourra le lire le lendemain matin. 

5 erreurs à éviter pour écrire vos mails professionnels 

1. L’erreur dans le nom ou la fonction de votre destinataire

Faire une erreur dans le nom de votre destinataire fera toujours mauvaise impression, qu’il s’agisse d’un partenaire de votre entreprise ou d’un collègue en interne.

En vous trompant dans son nom, vous montrez que vous ne lui prêtez pas attention, que vous ne le connaissez pas vraiment.

Si vous vous rendez-compte que vous avez fait l’erreur après avoir envoyé le mail, excusez-vous sans chercher à inventer une raison. Des excuses sincères auront plus d’effet qu’une vaine tentative de justification.

Si vous vous en rendez compte à temps, renvoyez un mail directement en faisant la correction et en vous excusant pour le doublon. 

2. Le ton trop informel

Lorsque vous écrivez un mail, vous pouvez mettre un peu de fun, de couleurs, certes. 

Mais ne vous laissez pas emporter par votre créativité, par votre envie de discuter. 

Le but d’un mail professionnel est de partager de l’information pour faciliter la prise de décision et gagner du temps.   

Si vous donnez plein de détails inutiles, si vous lui demandez s’il a passé un bon week-end, si ses enfants vont bien etc, vous n’allez pas à l’essentiel. Et vos collègues n’aimeront pas que vous leur fassiez perdre du temps.

De même, attention au ton que vous employez. Vous ne parlez pas à un ami, vous êtes dans le cadre professionnel. Même si vous avez tissé des liens avec votre collègue, respectez un certain formalisme dans vos mails ! 

Restez courtois, vous ne savez pas comment vos mails peuvent être réutilisés et compris (notamment en cas de désaccord ou de conflit). Pesez vos mots pour dégager une image sérieuse et respectueuse.

Dans les secteurs plus informels comme la communication, le tutoiement est parfois de rigueur. Dans ce cas, bien sûr, vous pouvez l’utiliser sinon vous passerez pour une personne rigide. 

Vouloir impérativement vouvoyer ou tutoyer vos collègues n’est pas une bonne idée : adaptez-vous. 

Cela montrera à vos collègues et à vos supérieurs que vous maîtrisez les soft skills dont les entreprises ont besoin.

3. L’erreur la plus commune : la pièce jointe

“Avec la pièce jointe, c’est mieux !” 

Oublier la pièce-jointe, c’est l’erreur classique. 

Quand vous oubliez la pièce jointe, vous devez écrire un second mail. Vous encombrez la boîte mail de votre interlocuteur. Vous montrez que vous ne relisez pas vos mails. Vous faites mauvaise impression et vous obligez votre interlocuteur à attendre. 

Une petite relecture vous évitera bien des désagréments !

De même, attention à ne pas envoyer de pièce jointe trop lourde. Vous ne connaissez pas la qualité de la connexion de votre interlocuteur. Si le téléchargement est trop long, vous obligez votre lecteur à attendre ou à rester à côté de son ordinateur.

Si vous n’avez pas le choix, prévenez dans le mail que le téléchargement sera long. Si possible, utilisez des outils pour compresser les images ou les dossiers. Ce sera plus pratique, d’autant plus si vos échanges sont fréquents.

4. Faire des blagues racistes, sexistes, homophobes, non-inclusives par mail…

C’est globalement une mauvaise idée. 

Non seulement vous ne savez pas qui pourrait lire ce mail dans six mois ou un an (ou 10 ans), mais vous ne connaissez pas toujours la sensibilité de votre interlocuteur. 

Pire que tout : ce pauvre candidat d’origine portugaise qui avait reçu (par erreur) un mail de réponse à sa candidature… qui ne lui était pas adressé. 

Le recruteur pensait avoir transféré le CV du candidat à ses collègues / amis, et avait écrit “OK encore un Kevin portugais”. Manque de bol, c’est Kevin qui a reçu sa réponse discriminatoire. 

PS : lisez cet article si vous pensez être victime de discrimination à l’embauche ou de racisme au bureau.  

5. Mettre la planète entière en copie…

Quand ce n’est pas nécessaire. Certes vous êtes brillant, et vous avez compris toute l’utilité du personal branding. 

Cependant, avez-vous vraiment besoin de mettre autant de monde en copie de votre mail ? 

Idem pour l’autre erreur classique : quand vous faites partie d’une liste de 20 ou 30 destinataires, et que vous utilisez le “Répondre à tous” alors qu’un simple “Répondre” suffirait. 

Fléau qui encombre les boîtes mails pour rien… 

Et vous, quelles sont vos astuces pour écrire un mail professionnel ?